電子檔案與紙質(zhì)檔案的聯(lián)絡(luò)兩者聯(lián)絡(luò)在于：電子檔案中的一部分內(nèi)容是由傳統(tǒng)含義上的檔案通過(guò)數(shù)字化轉(zhuǎn)化而來(lái)的。兩者差異在于：1、電子檔案是以全數(shù)字化辦法存在的信息，而傳統(tǒng)含義上檔案則根本上以傳統(tǒng)物理辦法存在；2、因?yàn)榇嬖谵k法的不同，在構(gòu)成檔案之前的觸及的內(nèi)在特色不同。傳統(tǒng)構(gòu)成的紙質(zhì)檔案如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出實(shí)在的原始性，也正是檔案的原始記載性，才使得檔案差異于圖書、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法令憑據(jù)的效果。在工作主動(dòng)化體系中，電子文件從起草、批改到印發(fā)都在核算機(jī)上進(jìn)行，它便于批改、便于仿制的特性，使得能表現(xiàn)檔案原始記載性的內(nèi)容與辦法特征不復(fù)存在。電子文檔有條件地轉(zhuǎn)化成可保存的原始檔案就會(huì)觸及許多技能理論層面。3、因?yàn)殡娮訖n案是以全數(shù)字化辦法存在，人們天然能夠?qū)ζ湓诤怂銠C(jī)、局域網(wǎng)及廣域網(wǎng)上進(jìn)行存儲(chǔ)、同享、傳遞與運(yùn)用；傳統(tǒng)含義上的檔案則因其根本上以物理辦法存在而無(wú)法在核算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行存儲(chǔ)、同享、傳遞與運(yùn)用。4、電子檔案的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

電子化管理。從人類前史文明視點(diǎn)來(lái)說(shuō)，檔案是具有價(jià)值的前史文獻(xiàn)，而傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)辦法首要以紙質(zhì)、縮微膠片和相片音像等辦法存在，因?yàn)槠漭d體本身的固有性質(zhì)簡(jiǎn)略對(duì)檔案原件構(gòu)成損壞乃至丟掉，保存安全系數(shù)不高。但將其電子化管理后，經(jīng)由核算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行保存，一方面既能夠代替原檔案運(yùn)用，又能夠大程度延伸其保存時(shí)刻。2.數(shù)字化備份保存。對(duì)那些重要的需求長(zhǎng)時(shí)刻或永久保存的檔案，能夠選用現(xiàn)在極為盛行的數(shù)據(jù)備份的辦法，進(jìn)行云貯存或貯存多份的辦法備份保存。3.圖畫管理技能?？悼祻?fù)檔案材猜中簡(jiǎn)略含糊褪變的文字部分，以及對(duì)污損殘損相片檔案的批改。檔案通過(guò)核算機(jī)掃描今后，能夠構(gòu)成數(shù)字印象，再運(yùn)用現(xiàn)代化的圖畫管理技能，然后對(duì)其間的部分含糊褪變筆跡進(jìn)行康復(fù)。(二)檔案數(shù)字化能夠使原檔案在更大的規(guī)模中得到運(yùn)用、乃至改動(dòng)其運(yùn)用辦法。1.打破“孤本”束縛。不再拘泥于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的“一份一地”，也免去了檔案仿制搬運(yùn)的繁瑣程序，一份檔案能夠一同供給給多個(gè)需求的人運(yùn)用，覆蓋面和社會(huì)化程度擴(kuò)大，有用地完結(jié)了資源同享。2.在不同地域之間的傳輸、不一同刻空間的調(diào)閱成為或許。不同辦法的檔案文件能夠運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行不同地域之間的傳輸，以此來(lái)擴(kuò)大檔案的運(yùn)用空間，一同也縮短檔案的傳送時(shí)刻、節(jié)省傳送費(fèi)用。3.進(jìn)步檔案查詢、檢索速度。運(yùn)用核算機(jī)所具有的高速檢索功用和高科技的管理才干，短時(shí)刻內(nèi)它能從海量的數(shù)據(jù)中敏捷準(zhǔn)確地找到數(shù)據(jù)。

老相片檔案的數(shù)字化利于通過(guò)現(xiàn)代技能快速運(yùn)用。首要，跟著人們文明需求的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理辦法現(xiàn)已無(wú)法滿意年代展開的要求，有必要運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技能立異檔案服務(wù)辦法，相片檔案數(shù)字化對(duì)擴(kuò)大相片檔案的運(yùn)用規(guī)模和進(jìn)步其運(yùn)用率，起著十分重要的效果，數(shù)碼相片能夠不斷地仿制運(yùn)用，大大完結(jié)其信息資源的同享。其次，數(shù)字化后的相片檔案能夠便當(dāng)快速地供給運(yùn)用，改動(dòng)了曩昔相片檔案的查找從依托人腦手藝單一途徑檢索的傳統(tǒng)檔案管理辦法，跨越到依托電子技能進(jìn)行全方位、深層次檢索的數(shù)據(jù)管理辦法。(二)對(duì)老相片進(jìn)行數(shù)字化管理，有利于老相片的維護(hù)。為了更好地維護(hù)檔案，檔案部分不斷改進(jìn)倉(cāng)庫(kù)條件，并采納各種辦法維護(hù)保管寶貴檔案。但跟著時(shí)刻的推移，相片這種特別辦法的檔案，其天然老化、發(fā)黃、褪色、霉變等時(shí)有發(fā)作。所以，單靠改進(jìn)保管環(huán)境以延伸它的天然壽數(shù)效果有限，對(duì)其進(jìn)行數(shù)字掃描后，運(yùn)用數(shù)碼相片代替原始相片的運(yùn)用，削減了紙質(zhì)相片檔案的運(yùn)用次數(shù)，延伸了原相片檔案的壽數(shù)，維護(hù)了相片檔案的安全和完好，有利于對(duì)老相片寶貴原件的維護(hù)。(三)對(duì)老相片進(jìn)行數(shù)字化管理，有利于老相片的保管。數(shù)字化后的相片直接貯存在光盤、磁盤等介質(zhì)中，占用空間小，一張薄薄的光盤能夠保存上百?gòu)埾嗥瑱n案數(shù)據(jù)，管理了日益添加的檔案入庫(kù)帶來(lái)的倉(cāng)庫(kù)面積不斷擴(kuò)張的壓力。數(shù)字化后的相片檔案查找便當(dāng)，有利于保管。數(shù)碼相片無(wú)限仿制的特色讓相片檔案永葆青春，保存千秋萬(wàn)代。

進(jìn)步經(jīng)濟(jì)效益曩昔一直運(yùn)用粗放型辦法即以添加工作人員和工作費(fèi)用為管理這一難題的唯一手法，致使管理本錢大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息方針轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不只節(jié)省了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，并且查閱起來(lái)極為便當(dāng)敏捷，然后避免了重復(fù)印制資料而構(gòu)成的紙張和人員的浪費(fèi)。二、進(jìn)步工作功率數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并趕快供給運(yùn)用。以安排部分為例，干部的任用、干部的提拔都需求詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息?？墒菣n案數(shù)字化管理變可供給詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決議計(jì)劃供給服務(wù)。與此一同，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得十分簡(jiǎn)略，實(shí)在讓工作人員做到足不出戶便可知曉天下大事。因?yàn)樾畔⒌某瑫r(shí)空活動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無(wú)墻界檔案”，檔案庫(kù)也從文件實(shí)體的保管根本變成了供給運(yùn)用便當(dāng)?shù)男畔⒉倏刂行?。三、增?qiáng)檔案原件維護(hù)將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的運(yùn)用愈加安全。特別對(duì)前史長(zhǎng)遠(yuǎn)的檔案資料，數(shù)字化管理后無(wú)疑是對(duì)其更好的維護(hù)，別的，通過(guò)檔案的數(shù)字化管理后，避免了部分檔案篡改的行為。

　　檔案是企業(yè)的基礎(chǔ)信息資源，記錄企業(yè)的生產(chǎn)、科研和運(yùn)營(yíng)等活動(dòng)。 近年來(lái)，隨著民營(yíng)企業(yè)的迅速發(fā)展，許多民營(yíng)企業(yè)紛紛探索文件管理的新工作方法，完善管理方式，在建立文件管理體制、推進(jìn)文件信息化和改善保管條件等方面取得了顯著進(jìn)步。 　　盡管取得了確實(shí)的成績(jī)，但目前民營(yíng)企業(yè)的文件管理工作還有很多問(wèn)題，無(wú)法滿足自己的發(fā)展需要。 詳細(xì)而言，民營(yíng)企業(yè)管理者文件薄弱，文件工作不夠重視的文件管理緩慢，因此沒(méi)有建立有用的文件資源體系的文件負(fù)責(zé)人缺乏相關(guān)事務(wù)訓(xùn)練，專業(yè)知識(shí)沒(méi)有及時(shí)更新的文件管理方針不明確，缺乏完善、體系、操作性強(qiáng)的文件規(guī)則這些不足間接增加了管理成本，成為制約民營(yíng)企業(yè)整體開展的瓶頸。 要打破瓶頸，加強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)的檔案管理，需要注意五點(diǎn)。