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檔案不僅是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù),是工作檢查的證據(jù),是科研、基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)的可靠自理,也是重用、歷史借鑒、創(chuàng)新推進的重要資料!同時,現(xiàn)在被許多組織遺忘的檔案也具有重要的證據(jù)和信息價值。
文件管理主要需要解決以下兩個問題:
1.如何實現(xiàn)檔案作為組織業(yè)務(wù)發(fā)展中間的發(fā)展記憶、經(jīng)驗和成果的集中統(tǒng)一管理,避免因人員流失或時間流逝而失去記憶。
2.檔案的有序管理實現(xiàn)后,檔案如何在組織內(nèi)部傳播和利用,不會出現(xiàn)不規(guī)范利用造成的丟失或損毀、惡意擴散造成的損失等管理風(fēng)險。
專業(yè)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢:
1.數(shù)據(jù)庫存儲:與普通系統(tǒng)不同,數(shù)字文檔存儲在數(shù)據(jù)庫中,不能在計算機目錄中查看。
2.批量處理能力:可批量創(chuàng)建,對應(yīng)錄入上傳,支持紙質(zhì)文件從掃描、錄入、上傳整體化處理。
3.流程歸檔:電子文件也可以發(fā)起流程,實現(xiàn)協(xié)同歸檔。
4.存儲位置:可以考慮物理文件和數(shù)字文件的統(tǒng)一管理,可以記錄文件的存儲位置。
5.細粒度權(quán)限管理:可以對特定的類別或文件進行授權(quán),可以跨越密級,滿足各種細粒度權(quán)限配置的需求。
6.防擴散處理:PDF、圖片等不可修改的文件格式由專業(yè)閱讀器管理,權(quán)限控制在系統(tǒng)內(nèi),不像使用第三方軟件,可以隨意保存和下載。
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