檔案整理的基礎(chǔ)或是前提，是公司的文件歸檔的類(lèi)別。

　　一、文件類(lèi)別

　　1、文書(shū)檔案：公司發(fā)文、公司往來(lái)函件、公司重要文件、會(huì)議文件

　　2、工商檔案：公司證照、公司設(shè)立及變更文件、公司股東會(huì)決議、公司章程、公司董事會(huì)決議

　　3、合同檔案：按公司實(shí)際情況分類(lèi)：或按部門(mén)分類(lèi)，或按合同性質(zhì)分類(lèi)均可，若公司產(chǎn)生合同較少，可以按時(shí)間排列，不分類(lèi)

　　4、訴訟檔案

　　5、實(shí)物檔案：印章、榮譽(yù)證書(shū)

　　6、工程檔案：房地產(chǎn)涉及的按照城建檔案館要求進(jìn)行整理。

　　7、成本采購(gòu)檔案：招投標(biāo)文件、結(jié)算文件

　　8、權(quán)屬檔案：商標(biāo)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、專(zhuān)利

　　9、聲像檔案：錄音、錄像、照片等

　　10、客戶檔案：客戶為個(gè)人的應(yīng)保留姓名、性別、電話、學(xué)歷等；客戶為企業(yè)的，應(yīng)保留企業(yè)名稱(chēng)、企業(yè)資質(zhì)文件、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等。

　　這些檔案類(lèi)別，公司不會(huì)全部都有，一般只有部分類(lèi)別，請(qǐng)按公司實(shí)際情況制作本公司的檔案類(lèi)別。

　　二、紙質(zhì)檔案整理

　　1、收集：存檔記錄表。其他員工歸檔的文件要登記，如果條件允許，應(yīng)有線上審批流程。

　　2、分類(lèi)：確定檔案類(lèi)別，按照一項(xiàng)中的類(lèi)別，對(duì)號(hào)入座。

　　3、編號(hào)：檔案按件整理，每份文件應(yīng)有的編號(hào)（鉛筆寫(xiě)于文件右上角）。

　　例：公司簡(jiǎn)稱(chēng)縮寫(xiě)+檔案類(lèi)別縮寫(xiě)+年度+流水號(hào)

　　4、編頁(yè)碼：凡是有文字的都是一頁(yè)，均需編寫(xiě)頁(yè)碼（鉛筆寫(xiě)于右下角及左下角）。

　　5、掃描：將紙質(zhì)文件掃描，存儲(chǔ)為PDF格式，并重命名按類(lèi)別建立文件夾保存。有的檔案系統(tǒng)要求掛庫(kù)為JPG格式的，請(qǐng)掃描存儲(chǔ)為JPG格式。

　　6、錄入目錄：沒(méi)有檔案系統(tǒng)的，可以使用Excel表，著錄：檔案編號(hào)、文件標(biāo)題（標(biāo)題含具體內(nèi)容，便于查找）、承辦人、成文日期、密級(jí)、保管期限、件別（原件/復(fù)印件）、實(shí)體份數(shù)、頁(yè)數(shù)、歸檔日期。

　　7、裝訂裝盒：每份文件單獨(dú)裝訂，每個(gè)類(lèi)別不能混放，要單獨(dú)裝盒。每個(gè)年度也不能混裝，新的一年要重新裝盒8、卷內(nèi)目錄：可以手寫(xiě)，也可以年終，檔案存檔完畢，將目錄打印出來(lái)（字段可以選擇：檔案編號(hào)、文件標(biāo)題、文件日期等）。

　　三、實(shí)物檔案、聲像檔案：還需將實(shí)物本身的編碼登記，定期檢查，尤其是聲像檔案要每年檢查，看是否可讀。

　　檔案工作說(shuō)難不難，因?yàn)槭枪潭ǖ闹貜?fù)的工作內(nèi)容，說(shuō)簡(jiǎn)單不簡(jiǎn)單，因?yàn)榉爆崳枰?xì)心和認(rèn)真并有耐心。

　　檔案工作本身是個(gè)技術(shù)崗位，專(zhuān)業(yè)知識(shí)展開(kāi)就太多了，本文介紹的都是比較簡(jiǎn)單的，適合小公司，對(duì)于集團(tuán)和大中型公司而言，還需要更多和更細(xì)化的專(zhuān)業(yè)內(nèi)容。