紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工操作過程管理

　　加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理過程管理，是確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全的重要保障.檔案數(shù)字化的加工重點在于過程管理，建立一個嚴(yán)謹(jǐn)、保證質(zhì)量、快捷利用的健康數(shù)據(jù)庫，并按照工作崗位的不同給相關(guān)工作人員分配使用權(quán)限，實現(xiàn)全程管理、適時控制。

　　筆者以為，紙質(zhì)檔案數(shù)字化項目的管理，首先要從數(shù)字化項目的全程管理人手，主要是對紙質(zhì)檔案數(shù)字化項目的準(zhǔn)備、前處理、數(shù)字化轉(zhuǎn)換、后處理、驗收移交等程序階段實施全過程管理，對項目的安全、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量、進度等進行有效控制；其次，是數(shù)字化工作中的文檔管理，主要明確紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中形成文檔的整理、歸檔、移交等管理要求統(tǒng)一進庫保管。

　　為保證紙質(zhì)檔案數(shù)字化每個工作環(huán)節(jié)的正常進行和各個工作環(huán)節(jié)的順利銜接，我館在紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本環(huán)節(jié)管理中按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的要求，制定了一系列紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程表，如《檔案數(shù)字化掃描批次表》《檔案數(shù)字化領(lǐng)卷、還卷登記表》《紙質(zhì)檔案數(shù)字加工交接登記表》《檔案電子目錄質(zhì)檢登記表》《紙質(zhì)檔案數(shù)字掃描驗收表》等，這些登記表在紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程和數(shù)字化加工管理過程中起了重要的保障作用。數(shù)字化加工完成后，我們應(yīng)及時將這些登記表整理、匯總、裝訂成冊，并在此基礎(chǔ)上詳細編寫檔案或全宗檔案的數(shù)字化加工說明，包括全宗號、目錄號、年代、案卷總數(shù)、件數(shù)、總頁數(shù)、存儲方式以及加工中存在的問題及解決方案等，形成一套完整、規(guī)范的資料，保存起來，以備后查。首先紙質(zhì)檔案數(shù)字化若數(shù)字化后的數(shù)據(jù)在驗收時或使用時發(fā)現(xiàn)問題，它們也是回查問題、解決問題的重要的依據(jù)。其次這也是留給后人的文字記錄，是保證檔案數(shù)字化工作前后一致和銜接不同時期、不同全宗檔案數(shù)字化工作的有效手段。

　　在做好上述環(huán)節(jié)工作的同時，著重要重視數(shù)字化掃描等環(huán)節(jié)的質(zhì)量問題。

　　嚴(yán)把掃描圖像質(zhì)量關(guān)。在檔案掃描的實際操作中會碰到各種問題：

　?。?）漏掃與多掃問題。一是漏掃描檔案文件資料、大圖紙的信息。有的檔案頁面折皺遮字，信息沒有全部掃描出來；二是對列為不進行數(shù)字化處理的對象進行了掃描。

　?。?）大幅面圖像的拼接處理問題。由于機器的限制，很多大幅面檔案、資料、圖紙無法整頁掃描，只能進行分區(qū)掃描，形成的多幅圖像按要求進行拼接處理，使之合并為一個完整的圖像，以保證檔案資料數(shù)字化圖像的完整性。在掃描過程中，從技術(shù)上完成多幅圖像的拼接處理是完全沒有問題的，但是在掃描加工的實踐中卻很容易忽視這種情況，影響全文檔案數(shù)據(jù)的未來利用。

　　（3）在選擇掃描分辨率方面，相關(guān)工作人員沒有根據(jù)檔案紙質(zhì)的不同、采用不同的分辨率，沒有嚴(yán)格按照圖像清晰、完整、不影響圖像利用效果的要求進行掃描。對同一卷檔案采用同一種分辨率、同一種模式進行掃描，完全不考慮在同一卷檔案中也會有不同紙質(zhì)質(zhì)量。其產(chǎn)生的后果是，有的幅面比較清晰，有的幅面則清晰度較差。

　?。?）在掃描過程中也會出現(xiàn)檔案原件頁面上會有多頁粘貼的情況，遇到這樣的情況時需要工作人員分次有序掃描，形成完整檔案文件。

　?。?）檔案全文掃描后的劃分關(guān)系到條目與掃描圖像的掛接，工作人員要根據(jù)所輸入的條目，認真仔細的劃分，確保掛接后數(shù)據(jù)與圖像的一致性。

　　嚴(yán)把檔案資料原件還原關(guān)。在數(shù)字化掃描進行前我們都要拆卷（件），拆除裝訂物，完成掃描后再重新裝訂起來，按技術(shù)要求，案卷裝訂要保持檔案的原貌。由于檔案案卷的歷史原因和實際操作的疏忽，致使出現(xiàn)兩種不應(yīng)該出現(xiàn)的狀況：一是發(fā)生漏裝訂部分檔案頁面；二是把屬于本案卷的文件，錯裝進另一案卷。這些問題的出現(xiàn)勢必會使與檔案案卷原貌不相符，以致影響到檔案復(fù)原后的質(zhì)量，因此一定要按照檔案整理的技術(shù)要求，認真細致的做好數(shù)據(jù)檔案的還原裝訂，確保檔案的前后一致性。