1.總則

　　1.1為了加強檔案數(shù)字化外包的安全管理，保障檔案實體和信息在檔案數(shù)字化過程中的安全，根據(jù)國家有關規(guī)定和標準，制定本標準。

　　1.2檔案、房間等所有類型的文件部分,各級(以下簡稱“文件”)檔案數(shù)字化外包工作,有獨立的法人資格檔案數(shù)字化處理服務(以下簡稱“數(shù)字服務”)承擔檔案數(shù)字化外包服務,應當符合“標準”安全管理工作。當檔案自行數(shù)字化時，可按本標準實施安全管理。

　　1.3本標準所稱數(shù)字化外包文件是指非保密文件，保密文件的數(shù)字化按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。

　　1.4檔案數(shù)字化外包安全管理應該按照“安全第 一,預防為主”的原則,采取科學的和有用的安全管理措施,以確保檔案的安全技能,明確職責,崗位責任體系,完整的檔案數(shù)字化檔案數(shù)字化的過程全過程實施嚴格的監(jiān)督管理,保證檔案的實體和信息安全。

　　2. 檔案安全管理

　　2.1建立檔案數(shù)字化外包管理安排，主要領導或領導參與，明確檔案數(shù)字化管理的組成部分、人員及職責。

　　2.2根據(jù)數(shù)字檔案總體規(guī)劃確定數(shù)字外包檔案的范圍，提出數(shù)字外包檔案的安全管理要求和技能指標。

　　2.3提出檔案數(shù)字化外包招標文件的安全管理要求，協(xié)助起草招標文件，審核合同。

　　2.4對數(shù)字服務機構的相關資質、業(yè)績、人員、設備、處理軟件等進行調查，有無違約、安全事故等不良記錄。在同等條件下，優(yōu)先選擇具有數(shù)字處理相關資質的數(shù)字服務機構。

　　2.5建立數(shù)字檔案安全保密制度，與數(shù)字服務機構簽訂安全保密協(xié)議，對數(shù)字檔案處理人員進行教育。

　　2.6制定檔案實體置換、數(shù)字化處理過程管理、數(shù)字化效果檢查與置換、存儲介質管理、檔案實體維護等操作規(guī)程或規(guī)章制度。

　　2.7建立檔案數(shù)字化外包項目管理檔案、檔案檔案和數(shù)字化服務機構，實施檔案數(shù)字化外包項目的全過程。

　　2.8建立監(jiān)管機制，對數(shù)字服務機構的保密和安全措施的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查，避免檔案實體的損害和損失，杜絕數(shù)字服務機構對檔案信息的私人復制、保留和使用。

　　3.數(shù)字服務組織的安全管理

　　3.1數(shù)字服務機構需要有工商行政管理部門頒發(fā)的有用的營業(yè)執(zhí)照，業(yè)務范圍應包括檔案或數(shù)據(jù)管理項目的數(shù)字處理。

　　3.2數(shù)字服務機構的法人應當是在中華人民共和國境內登記注冊的企業(yè)法人或者事業(yè)法人，股東和經(jīng)營人員應當是中華人民共和國境內的公民。

　　3.3數(shù)字服務機構的經(jīng)營者需要提供自己的身份證明和公安部門提供的無違法記錄證明，并在必要時提供政治審查資料。

　　3.4數(shù)字服務機構需要與經(jīng)營者簽訂符合國家勞動法律法規(guī)要求的勞動合同。

　　3.5數(shù)字服務機構的人員、技能和管理水平、設施和設備的數(shù)量和性質可以滿足擬開展項目的要求。

　　3.6數(shù)字服務機構需要制定并實施數(shù)字安全保密制度，制定并實施檔案實體置換、數(shù)字處理過程管理、數(shù)字效果檢查和置換的操作標準和管理制度