檔案室數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)和保障系統(tǒng)建設(shè)，需要機(jī)關(guān)檔案部門、信息部門、業(yè)務(wù)部門和保密部門共同參與實(shí)施。數(shù)字檔案室建設(shè)主要包括:

　　檔案數(shù)字化建設(shè)

　　1.根據(jù)數(shù)字檔案基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、主要技術(shù)路線和軟硬件配置的基本要求，建設(shè)符合未來一定時(shí)期數(shù)字檔案資源管理要求、滿足數(shù)字檔案管理和服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施。除了信息安全和便捷的管理因素外，鼓勵(lì)依托機(jī)關(guān)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)數(shù)字檔案基礎(chǔ)設(shè)施。

　　2.開發(fā)或采用功能完善、安全可靠、性能好、使用方便的數(shù)字檔案應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。

　　3.嚴(yán)格遵守標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，全面轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)載體檔案，積極推進(jìn)電子檔案歸檔和電子檔案管理，全面推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)。應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)和手段，確保數(shù)字檔案資源的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，滿足各類用戶的共享需求。

　　4.根據(jù)數(shù)字檔案建設(shè)的要求，對檔案工作流程、文件材料、聲像(照片、錄音、視頻)電子文件的歸檔范圍和保管期限進(jìn)行修改和完善，以及適用于電子檔案管理、利用、安全保障、應(yīng)急處置等各種規(guī)章制度，明確要求和權(quán)限，保證數(shù)字檔案資源的規(guī)范管理，保證數(shù)字檔案工作的順利運(yùn)行。

　　5.加大人オ建設(shè)力度，通過培訓(xùn)或引進(jìn)人員オ，既懂信息技術(shù)，又精通信息資源管理、知識(shí)管理的人才，為數(shù)字檔案室的建設(shè)和運(yùn)行儲(chǔ)備。

　　總而言之，數(shù)字檔案建設(shè)的內(nèi)容可概括為基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)字檔案資源、保障系統(tǒng)四大基礎(chǔ)設(shè)施。

　　1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

　　完善的基礎(chǔ)設(shè)施是數(shù)字檔案建設(shè)的前提和基礎(chǔ)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括五個(gè)方面:網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端和輔助設(shè)備。鼓勵(lì)依托機(jī)關(guān)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)數(shù)字檔案基礎(chǔ)設(shè)施。如果已經(jīng)有相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案建設(shè)的要求進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。要特別注意基礎(chǔ)設(shè)施在信息安全和便捷管理方面的設(shè)置要求，確保檔案信息資源的安全，方便檔案人員履行管理職責(zé)。

　　二是應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

　　從現(xiàn)實(shí)的角度來看，應(yīng)用系統(tǒng)是目前數(shù)字檔案建設(shè)的一個(gè)短板。傳統(tǒng)的機(jī)構(gòu)檔案管理系統(tǒng)大多是基于輔助紙質(zhì)檔案及其數(shù)字副本管理的需求開發(fā)設(shè)計(jì)的，管理對象是目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字圖像等。，而且功能比較簡單。數(shù)字檔案室的應(yīng)用系統(tǒng)要求與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相連，可以實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔和有效管理，對開發(fā)和利用有更高的需求。這使得它們在設(shè)計(jì)思路和功能結(jié)構(gòu)上有很大的不同。

　　根據(jù)《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》，數(shù)字檔案室要求(GB/T29194-2012)集成管理各類數(shù)字檔案資源，為電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性和可用性提供首要保障，設(shè)置捕獲、登記、分類、編目、記錄、存儲(chǔ)、數(shù)字簽名、檢素、使用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、處置、格式轉(zhuǎn)換、命名、移交、審計(jì)、系統(tǒng)配置、用戶管理等基本功能。考慮到傳統(tǒng)檔案管理軟件難以擴(kuò)展和體驗(yàn)差，應(yīng)用系統(tǒng)有必要靈活擴(kuò)展和簡單易用。

　　數(shù)字文件資源建設(shè)

　　數(shù)字檔案資源建設(shè)是數(shù)字檔案建設(shè)的重中之重?！吨改稀吠ㄟ^規(guī)范電子文件命名(檔號(hào)編制)而不是從電子文件管理流程的角度規(guī)范數(shù)字文件資源。、實(shí)現(xiàn)對電子文件的規(guī)范管理，如文件格式、質(zhì)量、元數(shù)據(jù)要求等關(guān)鍵因素。

　　(1)電子文件命名

　　《指南》建議使用檔號(hào)統(tǒng)一命名為電子文件。在數(shù)字檔案室的建設(shè)中，檔號(hào)體現(xiàn)了整理規(guī)則，是反映電子文件之間有機(jī)結(jié)構(gòu)和歷史聯(lián)系的重要紐帶。不同類型的電子文件可以通過檔號(hào)簡單區(qū)分，明確相互關(guān)系，無論它們處于哪個(gè)管理流程，存儲(chǔ)在哪個(gè)邏輯位置。

　　文件格式和質(zhì)量(2)

　　文件格式是長期保存電子文件的重要因素，也是保證電子文件真實(shí)性、完整性、可靠性和可用性的重要指標(biāo)。雖然文件質(zhì)量與電子文件的長期保存關(guān)系不大，但直接反映了電子文件的質(zhì)量，與電子文件的開發(fā)和利用密切相關(guān)。《指南》限制了文件、照片、錄音和視頻的保存格式，并根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)確定了照片、錄音和視頻質(zhì)量的低要求。

　　(3)元數(shù)據(jù)

　　元數(shù)據(jù)是描述文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和管理過程的數(shù)據(jù)。到目前為止，元數(shù)據(jù)仍然是有效的手段之一，以確保電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性和可用性。與數(shù)字簽名、時(shí)間等技術(shù)相比，元數(shù)據(jù)對運(yùn)行系統(tǒng)或第三方的支持性不強(qiáng)，在后續(xù)成本上具有相當(dāng)大的優(yōu)勢，因此對電子文件的長期保存具有重要意義。此外，完善的元數(shù)據(jù)信息量大，可以為電子文件的開發(fā)和利用提供無限可能，有助于數(shù)字文件資源的創(chuàng)造性發(fā)揮作用。

　　目前檔案行業(yè)只有兩個(gè)元數(shù)據(jù)規(guī)范:文件和照片?！吨改稀愤€根據(jù)當(dāng)?shù)貙?shí)踐提出了基本元數(shù)據(jù)項(xiàng)目進(jìn)行錄音和錄像。具體實(shí)施時(shí)，可以作為參考，制定當(dāng)?shù)卦獢?shù)據(jù)方案。如果有新的元數(shù)據(jù)國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布，也可以直接對照?？紤]到實(shí)現(xiàn)的可能性，《指南》規(guī)定了元數(shù)據(jù)的低數(shù)量，操作方便，留有足夠的空間。

　　(4)電子文件的歸檔范圍和保存期限

　　目前，數(shù)字檔案室使用傳統(tǒng)檔案的歸檔范圍和保管期。但考慮到電子文件數(shù)量的增加對成本的影響相對較小，可以考慮適當(dāng)調(diào)整電子文件的歸檔范圍和保管期限。

　　(5)電子文件的整理

　　電子文件一般按照傳統(tǒng)的整理方法進(jìn)行整理。如果有國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)適用于電子文件整理，應(yīng)優(yōu)先按照該標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。例如，文件電子文件的整理應(yīng)根據(jù)歸檔文件的整理計(jì)劃進(jìn)行。(DA執(zhí)行/T22-2015。

　　(6)布局格式要求

　　布局格式要求是對文件電子文件的獨(dú)特要求。強(qiáng)調(diào)布局格式的意義在于，一方面可以在一定程度上繼承和延續(xù)紙質(zhì)文件的可信度，另一方面也可以通過規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)霓k公自動(dòng)化流程來保證電子文件的真實(shí)性。

　　保障體系建設(shè)

　　保障制度建設(shè)包括資金、制度、人員、オ三個(gè)方面。數(shù)字檔案建設(shè)需要足夠的資金來支持建設(shè)和運(yùn)營，需要知道信息技術(shù)、信息資源管理和知識(shí)管理的人才，需要有計(jì)劃、有步驟地解決各種內(nèi)容的制度要求，包括電子文件管理流程、電子檔案管理、備份、應(yīng)急處置等。就人才建設(shè)而言，首先要從管理體系入手，建立檔案、信息、技術(shù)部門合作機(jī)制，通過部門合作彌補(bǔ)人才短缺。從長遠(yuǎn)來看，要加大人才建設(shè)力度，通過培訓(xùn)或引進(jìn)人才為數(shù)字檔案提供人才保障。

　　需要明確的是，保障體系建設(shè)作為數(shù)字檔案建設(shè)的一個(gè)組成部分，需要與其他建設(shè)內(nèi)容相輔相成、相互促進(jìn)，在建設(shè)中需要同步發(fā)展和進(jìn)步，保障體系建設(shè)不能僅僅作為其他建設(shè)的條件。