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重慶檔案數(shù)字化加工
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綜合部檔案管理制度

2024-02-02

  從單位實(shí)際出發(fā),大限度地維護(hù)檔案的完整性和安全性,方便檔案的使用:


  保持檔案的完整性,一是保持檔案內(nèi)容與形式的有機(jī)聯(lián)系與完整性;二是保證檔案材料不缺、不遺漏、不分割。


  維護(hù)檔案安全,一是指不發(fā)生損壞檔案的事故,如丟失、火災(zāi)、水浸、霉變、害蟲(chóng)、鼠害等;二是防止檔案內(nèi)容泄露。


  方便文件的使用,是指利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理手段,提高文件檢索利用效率。二是提供安全保密的文件閱讀環(huán)境,復(fù)制文件的條件和設(shè)備。


  01、檔案建設(shè)指導(dǎo)原則:安全、實(shí)用、方便。


  02、檔案室位置:檔案室應(yīng)遠(yuǎn)離易燃、易爆、空氣污染區(qū)域。


  (1)作為檔案室的平房,應(yīng)該位于辦公室附近,高于周?chē)匦巍?/span>


  (二)建筑作為檔案室,一般不能安排在頂樓或建筑兩側(cè)。檔案室應(yīng)遠(yuǎn)離廁所、廁所、熱水房等。


  03、檔案房間一般要求檔案庫(kù)房、辦公室、閱覽室分開(kāi)。


  04、檔案庫(kù)房承重:樓房作為檔案室,樓板承重必須達(dá)到檔案庫(kù)樓面均布活載荷應(yīng)為5KN/m2。;采用密集架式,不得小于12KN/m2。


  05、檔案室內(nèi)櫥柜布置:推 薦使用鐵質(zhì)檔案柜(架)。


  文件庫(kù)在布置櫥柜俱時(shí),應(yīng)考慮工作人員的管理和放置文件保護(hù),以及檢測(cè)設(shè)備的空間。


  主通道凈寬不小于1m。


  兩行裝具間的凈寬不小于0.8m,裝具端部與墻壁之間的走道凈寬不小于0.6m。


  設(shè)備背面與墻壁的間隔不小于0.1m,設(shè)備頂部與天花板的間隔不小于0.5m。


  06、檔案保護(hù)設(shè)施:檔案室應(yīng)具有防火、防水(潮濕)、對(duì)高溫、防盜、防蟲(chóng)、防鼠、防有害氣體、防光、防磁等要求。


  (一)防火


  文件室禁止吸煙,禁止使用明火照明,要在明顯的地方標(biāo)注“禁止吸煙”警示牌。


  1、檔案用電負(fù)荷為380V三相供電,照明負(fù)荷為220V單相供電。


  2、線路鋪設(shè)必須是暗線,并根據(jù)要求選擇線路;開(kāi)關(guān)、插座必須符合安全要求。


  3、一個(gè)獨(dú)立的檔案建筑應(yīng)該有避雷設(shè)施。


  4、照明器應(yīng)選用40W或60W乳白色白熾燈,并安裝防爆罩。


  5、滅火裝置應(yīng)選用氣體或干粉滅火劑,滅火裝置的存放位置應(yīng)方便取放,不得放置在檔案庫(kù)內(nèi),已到保質(zhì)期應(yīng)及時(shí)更換。


  6、檔案室應(yīng)配備手電筒,以備停電時(shí)使用,嚴(yán)禁明火照明。


  (二)防潮(水)、防高溫


  檔案溫度一般控制在14-24℃,相對(duì)濕度為50-65%。


  1、檔案庫(kù)應(yīng)根據(jù)面積配備一定數(shù)量的溫濕度計(jì)。


  2、如果檔案庫(kù)在平房或一樓,應(yīng)配備除濕機(jī)。


  3、檔案庫(kù)不宜安裝水(氣)暖;上下水管道禁止通過(guò)檔案庫(kù)。


  4、檔案庫(kù)應(yīng)該安裝空調(diào)。


  (三)防盜


  檔案室應(yīng)安裝防盜窗、防盜門(mén)、安全鑰匙。推 薦安裝防盜報(bào)警裝置。


  (四)防蟲(chóng),防鼠


  1、檔案庫(kù)應(yīng)及時(shí)投放防蟲(chóng)藥物,建議使用電子殺蟲(chóng)器。


  2、檔案禁止存放食物,應(yīng)放置一定數(shù)量的防鼠盒,及時(shí)放置滅鼠藥。


  (5)防止有害氣體


  檔案室應(yīng)遠(yuǎn)離污染區(qū)域,周?chē)锌諝馕廴荆瑱n案庫(kù)房門(mén)窗應(yīng)密封。


  (六)防光


  1、文件柜應(yīng)該與窗戶(hù)垂直放置。


  2、檔案庫(kù)房的窗戶(hù)應(yīng)該有紅色和黑色的窗簾,以避免陽(yáng)光直射檔案。


  (七)防紫外線


  檔案庫(kù)應(yīng)使用白熾燈,禁止使用日光燈。


  (八)防磁輻射


  對(duì)于磁性記錄檔案,如錄音、錄像、唱片、光盤(pán)、軟盤(pán)等,建議配備防磁柜,定期進(jìn)行安全質(zhì)量檢查。


  07、檔案館應(yīng)標(biāo)明檔案管理、利用、保密、鑒定、銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)等制度。


  08、單位使用計(jì)算機(jī)管理檔案,計(jì)算機(jī)應(yīng)放置在檔案工作人員辦公室。


標(biāo)簽

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