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重慶檔案數(shù)字化加工
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電子檔案管理需要注意的幾個(gè)問(wèn)題!

2021-01-13

  目前,隨著檔案信息化建設(shè)步伐的加快,數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)被廣泛應(yīng)用于檔案管理工作,由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化、文檔處理需求的一體化、電子檔案保存的技術(shù)化及其開(kāi)發(fā)利用的多樣化,致使電子檔案管理呈現(xiàn)出一些新的特性。不僅給檔案工作帶來(lái)了新一輪的挑戰(zhàn)和壓力,同時(shí)也帶來(lái)了的機(jī)遇。筆者認(rèn)為做好電子檔案管理工作應(yīng)注意處理好以下幾個(gè)問(wèn)題。

  一、歸檔載體發(fā)生變化,但仍應(yīng)做好紙質(zhì)文件的歸檔隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用,文書(shū)檔案的歸檔載體發(fā)生了變化,由原來(lái)單一的紙質(zhì)載體改變?yōu)槟壳暗募堎|(zhì)載體和電子載體并存。但在實(shí)際工作中,仍然要重視紙質(zhì)文件的及時(shí)歸檔。因?yàn)槟壳稗k公自動(dòng)化尚未完全普及,更主要是因?yàn)殡娮游募姆尚Я?wèn)題還沒(méi)有徹底解決。雖然電子文件在提供利用上快速方便,且一般不需要查看原件,但紙質(zhì)文件畢竟是檔案的原件,發(fā)揮著電子文件尚不能取代的法律憑證作用。因此,不論檔案載體發(fā)生什么變化,紙質(zhì)文件的集中歸檔保存不僅需要,而且顯得更加重要。在今后相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)階段,電子文件和紙質(zhì)文件必須同時(shí)歸檔,同時(shí)立卷,不能因?yàn)榱⒕矸绞降母淖兌箽w檔文件有所遺漏,要對(duì)紙質(zhì)歸檔文件進(jìn)行必要的整理,以便與電子文件相互呼應(yīng),更好地保存和利用。

數(shù)字檔案管理

  二、加強(qiáng)電子檔案安全管理,提高防范能力由于電子檔案的形式和內(nèi)容往往是相互分離的,其形式和內(nèi)容均容易被改動(dòng),且改動(dòng)后不容易留下痕跡,這給電子檔案的原始性、真實(shí)性增加了困難。另外,網(wǎng)絡(luò)及軟硬件環(huán)境、人為因素等諸多因素都直接或間接影響著電子檔案的安全。在實(shí)際工作中確保電子檔案的安全管理,必須抓好以下幾點(diǎn):一是充分認(rèn)識(shí)電子檔案安全管理工作的重要性和必要性。從思想上,轉(zhuǎn)變觀念,層層把關(guān),層層負(fù)責(zé),嚴(yán)格管理。提高電子檔案安全防護(hù)能力,力爭(zhēng)做到無(wú)授權(quán)的用戶進(jìn)不來(lái)、看不見(jiàn)、改不了,保證電子檔案的原始性和真實(shí)性。二是必須以國(guó)家及地方或行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)指導(dǎo)工作,特別是針對(duì)應(yīng)長(zhǎng)期保的紅頭文件等重要文件,必須嚴(yán)格操作程序,嚴(yán)禁越權(quán)辦理,在存儲(chǔ)時(shí)要做好技術(shù)處理。三是要在電子檔案管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限管理體系,適當(dāng)選用加密技術(shù),保證電子檔案?jìng)鬏斶^(guò)程中的安全。四是加強(qiáng)用戶口令管理,合理設(shè)置口令和更換周期,防止被人盜用,非法上網(wǎng)和越權(quán)訪問(wèn),對(duì)文件密級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格管理,同時(shí)要單機(jī)操作,專機(jī)專用。定期進(jìn)行軟件檢測(cè),做好防火墻及殺毒軟件的安裝等工作。五是認(rèn)真做好電子檔案數(shù)據(jù)的備份工作,可根據(jù)單位實(shí)際情況選擇是否需要多套備份、是否需要異地存儲(chǔ)等。

  三、電子檔案應(yīng)依托技術(shù)力量,加強(qiáng)保存與維護(hù)電子檔案的有效保存與維護(hù)是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。因而,在對(duì)電子檔案的保存與維護(hù)過(guò)程中,應(yīng)在充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及電子檔案的特點(diǎn)等實(shí)際情況下,統(tǒng)籌設(shè)計(jì)技術(shù)方案和工作模式,并采取有效措施,以確保電子檔案的安全可靠,使之能夠長(zhǎng)久地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài),使其在為企業(yè)服務(wù)的過(guò)程中發(fā)揮更大的作用。具體來(lái)說(shuō)需要注意以下幾個(gè)問(wèn)題:要保證電子檔案的原始性。對(duì)于一些較為特殊的電子檔案,必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示,可采用以下三種方法:

  一,是保存電子檔案相關(guān)支持軟件,即在保存電子檔案的同時(shí),將與電子檔案相關(guān)的軟件及整個(gè)系統(tǒng)一并保存,并與電子檔案存儲(chǔ)在一起,恢復(fù)時(shí),使之按本來(lái)的面目進(jìn)行顯示;二是保存原始檔案的電子圖像;三是保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品,因?yàn)檫@是為穩(wěn)妥的長(zhǎng)久保存方法。

  二,要保證電子檔案載體物理上的安全。一般情況下,電子檔案是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)載體上,所以要建立一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境。載體應(yīng)直立排放,并滿足避光、防塵、防變形的要求,遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)和有害氣體等,在條件允許下,配備防磁柜等專用設(shè)施。

  三,要保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確。電子檔案內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于各種載體上的,在以后的利用中,必須依賴于電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)將電子檔案的內(nèi)容還原,形成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。因此,除對(duì)電子檔案本身進(jìn)行很好的保存外,還必須對(duì)其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存,或采用其它方法和技術(shù)加以轉(zhuǎn)換。

四,要對(duì)電子檔案定期進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)。電子檔案載體很容易受到保存環(huán)境的影響,因此對(duì)保存的電子信息要定期進(jìn)行檢測(cè)與拷貝,應(yīng)每半年進(jìn)行一次,并將定期檢驗(yàn)結(jié)果填寫(xiě)在電子檔案管理登記表中,電子檔案封存載體不外借。對(duì)于電子檔案的檢測(cè)與維護(hù)必須嚴(yán)格管理,必須建立相應(yīng)的維護(hù)管理日志,并做好維護(hù)記錄。

  四、加強(qiáng)檔案人員管理,提升綜合能力與素質(zhì)電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理存在著一定的區(qū)別,對(duì)檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)要求有很大不同,檔案管理人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)是檔案知識(shí)素質(zhì)、計(jì)算機(jī)能力素質(zhì)、信息資源開(kāi)發(fā)素質(zhì)。電子檔案的歸檔、立卷、整理均在計(jì)算機(jī)上操作,因此檔案人員的計(jì)算機(jī)操作能力必須要加強(qiáng),在實(shí)際工作中既要嚴(yán)謹(jǐn)又要細(xì)致,要善于統(tǒng)計(jì),善于利用檔案的有效資源,做好專題研究??傊?,隨著當(dāng)前電子檔案管理工作的不斷深入,對(duì)檔案人員提出了新的要求,這就需要檔案人員能夠立足崗位,不斷更新已有的知識(shí),努力提高自身素質(zhì),以適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需求。


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