1、必須牢固樹立檔案質(zhì)量意識。檔案質(zhì)量的提高，與工作人員的質(zhì)量意識有著密切關(guān)系。其中，領(lǐng)導(dǎo)的檔案質(zhì)量意識為關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)通知必須提高認(rèn)識，轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)清檔案管理的重要性，認(rèn)清檔案數(shù)字化是大勢所趨，要高度重視本單位檔案網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè)，因此要求從事檔案工作的人員，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)，要牢固樹立檔案質(zhì)量意識，用較高的工作質(zhì)量來促進(jìn)檔案質(zhì)量。

　　2、要不斷提高檔案人員素質(zhì)，加強(qiáng)管理，完善規(guī)章制度，建立內(nèi)部人員的制約機(jī)制。良好的政治思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項工作的基礎(chǔ)。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質(zhì)。具體來說，就是要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，要有良好的服務(wù)意識，要有默默無聞、無私奉獻(xiàn)的檔案人精神。檔案工作又是一項業(yè)務(wù)性比較強(qiáng)的工作，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，對檔案質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質(zhì)量的角度來加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。領(lǐng)導(dǎo)要給從事專兼職檔案工作的人員創(chuàng)造業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會，使他們的業(yè)務(wù)知識能更好地適應(yīng)新時期檔案工作的要求。

　　3、要把全面實現(xiàn)檔案的價值作為檢驗檔案工作質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)。每個從事檔案工作的人員，要通過加強(qiáng)檔案的質(zhì)量管理，更好地為生產(chǎn)、建設(shè)、教育、科研服務(wù)，促進(jìn)各項工作的質(zhì)量和效率的提高，從而實現(xiàn)檔案的真正價值。

　　4、要牢固樹立"下道工序是用戶”的思想。檔案是由多部門、多人共同完成的，不同部門、不同工作人員之間能否密切配合，上道“工序” 能否給下道“工序”提供高質(zhì)量的“半成品”，就成為檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。如果每個上道"工序”都能把下道“工序”看作是自己的“用戶”，為下道"工序”提供質(zhì)量保證，那么，檔案的質(zhì)量就有了可靠的保證。

　　5、要以預(yù)防為主，防檢結(jié)合，重在提高。優(yōu)良的檔案質(zhì)量是“生產(chǎn)"出來的。根據(jù)這一-基本道理，檔案全面質(zhì)量管理要求把檔案管理的重點(diǎn)，從“事后把關(guān)"轉(zhuǎn)移到“事先預(yù)防”上來。從管結(jié)果轉(zhuǎn)變?yōu)楣芤蛩?，做到防患于未然?/span>

　　一、檔案室的交接

　　1、檔案室交接時，首先檔案管理人員要整理好檔案室內(nèi)的檔案建立檔案交接表。

　　2、交接人與接收人要逐一-清點(diǎn)核實檔案，然后再檔案交接表_上雙方簽字。

　　3、接收人要熟悉檔案室內(nèi)的所有檔案分布情況。

　　二、檔案的交接

　　1、歸檔資料:歸檔資料少時需由交檔人填寫《檔案交接記錄》，登記好時間、檔案名稱、數(shù)量等相關(guān)信息。數(shù)量多時除了要填寫《檔案交接記錄》,同時，還要向檔案管理人員提供交接檔案的詳細(xì)目錄(紙質(zhì)版、電子版)。

　　2、檔案管理員進(jìn)行檔案資料的確認(rèn)，經(jīng)雙方核實認(rèn)可后，交接雙方相互簽字確認(rèn)。

　　3、檔案管理員根據(jù)歸檔資料的類別進(jìn)行存檔,并建立書面和電子檔案目錄。

　　4、各類檔案要按類別、用途分別存檔，整理出書面及電子目錄，便于管理和查閱。

　　5、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確。熱敏紙傳真件和字跡易(或已嚴(yán)重)褪化的文件材料(用圓珠筆、鉛筆書寫)應(yīng)附上復(fù)印件。

　　6、平時合同交接時每月的15日、30日集中交接

　　檔案借閱注意事項

　　1、借閱人填寫《檔案借閱登記表》,注明借閱檔案名稱、借閱理由及歸還期限。

　　2、經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

　　3、所借檔案的復(fù)印件的內(nèi)容僅供本次借閱事由涉及的用途，不得作為他用。

　　4、借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，注意安全和保密，嚴(yán)謹(jǐn)私自復(fù)印、抽卷、抽頁、涂改和污損。

　　5、檔案歸還:

　　1)檔案管理員要及時催促檔案借閱者按時歸還檔案，并在檔案歸還時嚴(yán)格檢查驗收，保證檔案完好。

　　2)營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等原件當(dāng)天借當(dāng)天還。

　　日常管理:

　　做好檔案室的衛(wèi)生清潔，定期進(jìn)行通風(fēng)，做好物品防潮、防腐、防蟲、防火、防塵、防曬等工作。