檔案軟件的產(chǎn)生和發(fā)展，不僅使檔案管理更加便捷、高效、準(zhǔn)確地為社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，而且促進(jìn)了檔案工作從收集、整理、儲(chǔ)存到利用的改革，其利用效率的提高給整個(gè)檔案行業(yè)帶來(lái)了前所未有的發(fā)展機(jī)遇。然而，在實(shí)際工作中，我們對(duì)檔案軟件的使用存在許多誤解。

　　誤區(qū)：1、只注重管理，不注重軟件開(kāi)發(fā)利用;2、過(guò)度保護(hù)，不敢使用;3、文件軟件淘汰得太快，舊軟件還沒(méi)有完全掌握，新的文件軟件就登上了前臺(tái);4、檔案人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。

　　政策:首先，我們應(yīng)該打破對(duì)文件軟件的恐懼。認(rèn)識(shí)到文件軟件是為我們的文件工作服務(wù)的，是我們工作中可以使用的工具。了解文件軟件的高質(zhì)量訪問(wèn)特性、巨大的存儲(chǔ)空間、方便快捷的增刪功能、靈活多樣的訪問(wèn)方式和手段，重視其廣闊的發(fā)展空間和速度。

　　其次，明確使用文件軟件的目的。使用文件軟件的目的只有一個(gè)，那就是更好地使用文件。要改變落后的使用方式，采取更先進(jìn)、更有效的使用方式，不斷拓展文件服務(wù)領(lǐng)域，為文件事業(yè)更好地為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)爭(zhēng)取一席之地。

　　三是養(yǎng)成不斷學(xué)習(xí)的好習(xí)慣，不斷提高個(gè)人業(yè)務(wù)素質(zhì)，滿(mǎn)足日新月異檔案知識(shí)的需要。特別是要認(rèn)真學(xué)習(xí)電子信息技術(shù)，讓檔案人員成為電子檔案管理專(zhuān)家，充分掌握電子檔案的特點(diǎn)和使用規(guī)律，正確管理和操作檔案軟件，規(guī)范檔案軟件的使用。

　　第四，完善文件軟件的安全檢查系統(tǒng)。文件軟件的存儲(chǔ)和使用有自己的規(guī)律。如果操作不當(dāng)，會(huì)損壞文件軟件。但是，只要提前備份和及時(shí)檢查檔案，一些誤操作就不會(huì)成為重大事故?？梢?jiàn)，只要有完善的制度保障，檔案人員就可以大膽自信地讓檔案軟件為我們服務(wù)。