1、收集所有文件。

　　文件歸檔工作按照一定的周期進(jìn)行，可能是一年，也可能是一個季度。因此，在歸檔工作時，所有文件都應(yīng)以年或季為單位，以確保后期歸檔工作的順利進(jìn)行。

　　2、根據(jù)有關(guān)章程進(jìn)行篩選。

　　一般來說，沒有當(dāng)前和后期參考、使用或執(zhí)行價值的文件不需要保存。此類文件可以先剔除并銷毀，剩余文件可以根據(jù)本機(jī)關(guān)單位對文件歸檔管理的具體要求進(jìn)行篩選。

　　3、劃分類別和等級。

　　篩選完成后，檔案管理人員可以根據(jù)文件所屬部門的名稱進(jìn)行橫向分類，然后根據(jù)上下級的隸屬關(guān)系進(jìn)行縱向排列。不能分級的文件可以酌情與本部門的文件并列歸檔。

　　4、確定保管期限。

　　任何能對本機(jī)關(guān)實(shí)體及其職能產(chǎn)生全局影響的文件都需要永 久保存，剩余的歸檔文件可以根據(jù)其價值的影響時間和相關(guān)規(guī)章制度保留足夠的保管期限，不能過早銷毀。

　　5、修改文件內(nèi)容。

　　對于文件中的遺漏或損壞，檔案管理人員需要咨詢文件來源處的同事，獲取正確的內(nèi)容，修復(fù)和刪除文件。此外，他們還需要規(guī)范文件的紙張大小和裝訂來保存它們。

　　6、編號文件。

　　檔案管理人員可以按照從上到下、從主要到次要的排列順序，將密切相關(guān)的紙質(zhì)文件裝訂成基本單位，然后根據(jù)類別、級別和時間裝訂成二級單位，再用歸檔章編號。

　　7、包裝和編制檢索目錄。

　　根據(jù)文件上歸檔章的信息，將所有文件打印成目錄，文件依次包裝，文件盒上的所有項(xiàng)目都標(biāo)準(zhǔn)化填寫并編號。編號要統(tǒng)一連貫，最后所有文件目錄都要總結(jié)，方便以后快速查閱文件。