一、為什么要進行檔案原件封存

　　檔案封存是在基于檔案已經(jīng)實現(xiàn)復(fù)制或數(shù)字化處理，對外提供利用檔案復(fù)制件的情況下而對檔案原件進行的一種特殊保護措施。

　　目前各級各類檔案館正在加快對檔案原件的數(shù)字化處理，以加強對檔案原件的保護。隨著對檔案數(shù)字化范圍的日漸擴大，加之地震、水災(zāi)、火災(zāi)、高溫高濕天氣的變化等自然災(zāi)害的不斷出現(xiàn)，庫房中的檔案原件又該如何實現(xiàn)有效的管理和保護，在災(zāi)害來臨之前或之后又采取怎樣的預(yù)防和搶救措施，因此對檔案原件的封存就提上議事議程，已經(jīng)成為檔案部門檔案亟待思考和實踐的問題，而且要“盡量”“盡快”。

　　二、如何進行檔案原件封存

　　在封存檔案的方式方法上可采用多節(jié)柜、紙箱、帆布袋或塑料袋等，需根據(jù)實際情況進行。

　　1.檔案多節(jié)柜密封保存

　　檔案多節(jié)柜是有利于檔案安全的裝具，一般每套分五節(jié)，可單獨存放，也可按五節(jié)疊加存放。因此，對于正在計劃安裝、更新檔案裝具的檔案館當(dāng)密集架式檔案多節(jié)柜，目前有的檔案館已在使用。

　　對于現(xiàn)使用密集架存放檔案的檔案館，如果全部換成檔案多節(jié)柜進行存放，需求資金大，也造成龐大的裝具資源浪費，可定做與密集架隔斷相匹配的多節(jié)柜，繼續(xù)使用密集架。

　　2.紙箱密封保存

　　用無酸、阻燃的紙箱密封檔案。但搬運時需使用打包帶。

　　3.帆布袋、塑料袋密封保存

　　在館庫相對穩(wěn)固、恒溫恒濕的前提下，可用塑料袋密封檔案。根據(jù)檔案情況，定制適宜尺寸的加厚透明塑料袋，密封后繼續(xù)擺放在密集架上即可。帆布袋亦可用于封存檔案，但主要側(cè)重于裝載檔案，在緊急情況下，運輸封存于紙箱或塑料袋中的檔案。

　　4.長遠考慮

　　無論以何種方式對檔案原件進行封存，都要視目前檔案裝具狀況，考慮便于檔案日常管理、便于搬運等具體情況。

　　三、檔案原件封存保管的作用

　　1.便于檔案原件保護。

　　在對檔案原件實行縮微、復(fù)印、數(shù)字化掃描等情況下，對檔案原件進行密封保存，可以起到防盜、防塵、防潮、防鼠的特殊保護作用，減少了檔案原件利用時頻繁翻閱及復(fù)印、掃描等熱、光原因造成的損害，既方便利用者的查閱，又有效延長紙質(zhì)檔案原件的壽命。

　　2.便于檔案原件管理。

　　檔案庫房管理制度要求定期對檔案進行清點檢查，以青島市檔案館庫房為例，根據(jù)制度要求，每兩年要進行一次各方面清點檢查，清點要求對照紙質(zhì)目錄、電子目錄、檔案實體進行核對，并檢查檔案實體的狀況。

　　對于存量約為20萬卷/件的檔案，管理人員在承擔(dān)著檔案管理、提供利用等日常工作的情況下，交替進行檔案的清點、記錄、總結(jié)，等到清點報告完成，時間約要半年。如采用封存保管，嚴格按照封存流程進行操作，就可不用逐卷清點，非完全密封、透明包裝袋，也便于抽查檔案實體溫度、蟲霉等特殊情況。因此，對檔案進行封存保管，將大大減少庫房管理的工作量。

　　進行封存的檔案有兩種，以卷皮整理的檔案和存放于檔案盒中保管的檔案。以上情況基本是針對以卷皮整理的檔案。根據(jù)實際情況，檔案盒是比較專業(yè)的檔案保存用具，所以針對使用檔案盒保管的檔案在清點無誤的情況下直接貼封，不必放入包裝袋中，同樣也減少庫房管理人員的工作量，提供工作效率。

　　3.便于檔案原件轉(zhuǎn)移。

　　檔案多節(jié)柜鋼板材質(zhì)，表面采取了酸洗、磷化、防銹處理，柜身耐高溫，且防塵、防潮、防光、防鼠等，遇到地震等緊急情況時便于轉(zhuǎn)移，即使遇災(zāi)也能起到保護檔案的作用。帆布袋質(zhì)薄柔軟，比鋼材的檔案柜使用更輕巧靈活，而且還有阻燃、防火、耐水、耐高溫的作用，緊急情況下，在有限時間內(nèi)有助于加快檔案原件轉(zhuǎn)移。

　　四、檔案原件封存對檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)提出了新要求

　　對檔案原件實行封存保管，需要進一步加強和完善檔案基礎(chǔ)工作。

　　1.建立健全檔案庫房安全制度。

　　檔案安全工作始終是檔案工作的首位，因此要根據(jù)檔案庫房安全設(shè)施的現(xiàn)狀，建立和完善檔案原件密封臺賬、檔案原件定期拆封檢查、溫濕度控制、消防安全等相關(guān)制度，建立封裝登記編目、查封審批、封裝備案等工作流程，設(shè)立監(jiān)督機制，確保檔案安全萬無一失。

　　2.加快檔案縮微、掃描、復(fù)制件制作及異地備份的步伐。

　　這是檔案封存工作“盡量”“盡快”的前提。應(yīng)制定好工作計劃，組織協(xié)調(diào)好人力物力，盡量盡快地完成檔案復(fù)制、數(shù)字化工作，為檔案封存做好準備?？紤]到人為或自然災(zāi)害對檔案原件的危害，檔案數(shù)據(jù)異地備份也是迫在眉睫的一項工作，亦應(yīng)加快進行。與此同時，為方便部分利用者查閱檔案的特殊要求，將部分檔案制作出復(fù)印件提供查閱也需要同步考慮。

　　3.檔案進行封存，對數(shù)字化質(zhì)量提出了更高的要求。

　　檔案原件一旦封存之后，非必要的檢查等特殊原因，不再進行拆封查閱。因為在運用數(shù)字化掃描、縮微等手段進行檔案復(fù)制時，要加強人員培訓(xùn)，提高工作質(zhì)量，保證其準確性和完整性，要加強日常數(shù)據(jù)監(jiān)測，保證電子文件長久可讀和有效利用，確保檔案信息的安全。

　　4.檔案進行封存前，要各方面檢查檔案保管情況。

　　檔案原件在管理、利用過程中可能會受到一定的損害，因此在對檔案原件實施特殊保護前，要認真檢查檔案原件的質(zhì)量情況（考慮是否進行裱糊、殺蟲等必要的保護措施），檢查案卷目錄與實際排架、卷內(nèi)目錄與卷內(nèi)文件是否一致，檢查數(shù)字化信息與原件內(nèi)容是否一致，有無遺漏等問題，及時糾正相關(guān)問題，并進行重點登記，確保檔案封存工作順利進行。

　　當(dāng)然，在檔案封存前還要制定好封存計劃，那些需要封存，那些不需要封存。在緊急情況下，哪些檔案優(yōu)先轉(zhuǎn)移，怎樣轉(zhuǎn)移、轉(zhuǎn)移到哪里，也需要制定出檔案轉(zhuǎn)移預(yù)案，并做好事前預(yù)練。

　　總之，檔案安全是檔案工作者的重要職責(zé)，實現(xiàn)檔案的安全有效管理任重而道遠。