檔案管理軟件用新的管理理念——電子文件集

2021-12-21

次

電子文件歸檔和管理使用的技術手段與紙質文件有很大不同，管理方法也需要新思路。上海市檔案局、上海市靜安區(qū)檔案局等單位的研究人員在電子檔案歸檔管理的研究和實踐中，提出了“電子檔案館藏”的概念和動態(tài)管理方法，對電子檔案歸檔管理系統(tǒng)的設計起到了重要作用。

電子文件集的概念及其在電子文件歸檔和管理中的應用電子文件集是指對需要根據(jù)生成的計算機環(huán)境進行歸檔的電子文件進行常規(guī)批量處理而形成的一組組合。即在同一計算機硬件和軟件(操作系統(tǒng)、應用系統(tǒng))環(huán)境下生成的電子記錄組放在一起。

電子文件集主要根據(jù)電子文件的特性進行分類，首先根據(jù)計算機的硬件設備，其次是計算機的操作系統(tǒng)，再次是生成電子文件的應用程序和版本。

電子檔案館藏是計算機自動生成的邏輯結構，由歸檔電子檔案登記表、館藏檔案目錄信息、館藏檔案背景信息(元數(shù)據(jù))三部分組成。集合中文件的內容只是與文件集合的鏈接關系，集合中的文件在物理上不需要與文件集合一起存儲。

對歸檔電子文件的要求主要是真實、完整，從而實現(xiàn)檔案的功能價值。首先要符合歸檔各個階段的規(guī)定和標準，如收集、積累、整理、鑒定等。其次，準確說明配套的軟硬件環(huán)境；歸檔電子文件的格式應標準化，在標準用戶界面下操作，支持不同平臺，與現(xiàn)有設備兼容，能夠以標準數(shù)據(jù)庫語言與數(shù)據(jù)庫連接，或確定在內部計算機網(wǎng)絡上使用的統(tǒng)一標準，以實現(xiàn)良好的轉換狀態(tài)。

檔案管理軟件公司.jpg