信息數(shù)字化的保存與維護(hù)問題不容忽視保證數(shù)字化信息的可用性、可存取性、理解性是信息數(shù)字化的建設(shè)一項(xiàng)重要的任務(wù)和目標(biāo)。任何信息的保存、維護(hù)在實(shí)際管理工作中都是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)問題，數(shù)字化信息更要求注意其數(shù)據(jù)的保存與維護(hù)。因此，強(qiáng)調(diào)有效使用信息資源，要保證數(shù)據(jù)信息的安全性；強(qiáng)調(diào)信息數(shù)據(jù)的可存取數(shù)性，保證數(shù)據(jù)信息格式的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化；強(qiáng)調(diào)信息數(shù)據(jù)的可理解性，保證產(chǎn)生數(shù)據(jù)環(huán)境的完整性。

    數(shù)字化的意義：大限度保管和保護(hù)庫存檔案實(shí)體安全由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對庫存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以大限度地對庫存檔案進(jìn)行有效的保管和保護(hù)，確保檔案實(shí)體安全。

    科學(xué)界定檔案數(shù)字化的內(nèi)容。一方面立足群眾需要，優(yōu)先選擇社會(huì)關(guān)注度高、使用頻率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，以滿足社會(huì)利用者對這些檔案信息的需求，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。另一方面立足國土資源事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展需要，優(yōu)先選擇具有歷史價(jià)值的珍貴檔案和對長遠(yuǎn)工作具有指導(dǎo)意義的重要檔案進(jìn)行數(shù)字化，充分發(fā)揮檔案的憑證價(jià)值。同時(shí)，要立足國土門職能職責(zé)，優(yōu)先選擇本地區(qū)、本部門有特色的檔案進(jìn)行數(shù)字化，充分發(fā)揮檔案的查考價(jià)值。