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檔案整理是檔案室工作中的重要內(nèi)容,其對完善檔案管理體系至關(guān)重要,檔案整理主要是將處于零散狀態(tài)和需進一步條理化的檔案進行分類、組合、排列、編目,使之具有系統(tǒng)性與聯(lián)系性的工作過程。
檔案的整理應(yīng)該充分利用原有的整理基礎(chǔ),保持文件之間的歷史聯(lián)系,采用合理的整理方案從而提高檔案質(zhì)量,便于保管和利用。
?。ㄒ唬n案的整理應(yīng)充分利用原有的整理基礎(chǔ)
首先要重視原有的整理基礎(chǔ),不輕易打亂重整。只要不是零散文件,已經(jīng)整理而有規(guī)可循、有目可查,即應(yīng)該力求保持其原有的整理體系。
保留原有整理體系
許多經(jīng)驗表明,只根據(jù)一時的需要和某種管理要求,動輒改變原來的整理體系,對檔案整理一再返工,雖然有時會提高整理質(zhì)量,但有時卻越整越糟,甚至對檔案有所損毀。對原有的整理基礎(chǔ)要適當?shù)匚蘸捅A?,即使某些簡單的保存和清理工作的痕跡,如原有的隨手注記的年月、單位、內(nèi)容和數(shù)量等標識,也應(yīng)該得到重視。對于先前整理不當或有明顯錯誤的地方,要仔細研究,掌握有關(guān)情況后再加以改動和糾正,切忌魯莽地毀滅檔案原來整理體系的原貌。
(二)檔案整理保持文件之間的歷史聯(lián)系
潛在的歷史聯(lián)系
所謂文件之間的歷史聯(lián)系,就是文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)部相互聯(lián)系,主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式幾個方面。
檔案文件一般是以單件的個體形式陸續(xù)地產(chǎn)生,而以組合的群體形式持久地存在和運動,因此,整理時不能根據(jù)偶然的需要和人為的聯(lián)系隨意分合,要按照檔案形成規(guī)律,保持文件在其形成者實踐活動中的固有聯(lián)系進行整理,如實反映歷史活動的面貌。
便于保管和利用,才是檔案工作的出發(fā)點
譬如,一次重要的調(diào)查活動會形成座談記錄、請示、批復(fù)、報銷記錄憑證等,就其內(nèi)容而言,無疑有密切聯(lián)系,但把這些形式不同的材料混同起來保存,顯然不利于查找利用,因此不能機械地運用檔案整理的做法,而是要根據(jù)情況分別整理,恰當組合,既保持檔案優(yōu)化聯(lián)系,又便于查找和利用。
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