隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成了尖銳的矛眉。過去一直采用粗放型模式，即增加辦公人員和辦公費用作為解決這一問題的推手，導致企業(yè)成本大幅增加。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息對象變成了機器可讀的檔案，不僅節(jié)省了存儲成本和占地面積，查閱起來也非常的方便快捷，從而避免了重復打印材料造成的紙張和人員的浪費。

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)使資料能及時歸檔，井能盡快投入使用。以人事檔案管理為例，因為企業(yè)的管理對象眾多，流動性強，如員工的出廠、退休、調(diào)動等。為了準確統(tǒng)計和動態(tài)了解這些情況，按照過去傳統(tǒng)的管理方法，得要“歸檔”后才能查出來，而網(wǎng)絡計算機管理的數(shù)字檔案可以準確反映現(xiàn)狀。同時，數(shù)字化的檔案管理使信息查詢變得非常簡單，真的使上班族足不出戶就能了解世界大事。由于信息的時空流動，數(shù)字檔案館實際上成為了“沒有圍墻的檔案館”，檔案館從文件實體的存儲基地變成了提供便利利用的信息控制中間。

檔案信息數(shù)字化是隨著計算機網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)庫技術和多媒體技術的發(fā)展而產(chǎn)生的新的檔案信息形式。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)將分散在不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字形式存儲起來，并以網(wǎng)絡化的方式相互連接，以便及時利用，實現(xiàn)資源共享。