狹義的數(shù)字檔案館是一個(gè)實(shí)體和組織的概念，它代表了檔案信息環(huán)境和檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，包括硬件和軟件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和組織。其任務(wù)是圖書(shū)館檔案的數(shù)字化，涉及檔案信息的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索和傳播的全過(guò)程。

廣義數(shù)字檔案館是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)字檔案信息資源共享系統(tǒng)，是一種面向?qū)ο蟮姆植际浇Y(jié)構(gòu)模式。廣義的數(shù)字檔案館可以理解為由許多檔案資源庫(kù)和檔案信息資源處理中間組成的數(shù)字檔案館群，是一個(gè)信息空間，遵循共同的協(xié)議存儲(chǔ)和利用檔案信息資源，旨在共享數(shù)字檔案信息，是數(shù)字檔案館建設(shè)的高等階段。

根據(jù)國(guó)家檔案局的相關(guān)要求，存儲(chǔ)、處理和應(yīng)用檔案信息的計(jì)算機(jī)應(yīng)在與互聯(lián)網(wǎng)完全物理隔離的內(nèi)網(wǎng)中進(jìn)行。如果應(yīng)用機(jī)需要上外網(wǎng)，得要安裝符合保密部門(mén)確認(rèn)的物理隔離卡。外網(wǎng)內(nèi)機(jī)器的硬盤(pán)嚴(yán)禁存有任何檔案信息。沒(méi)有檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)的，檔案信息管理計(jì)算機(jī)不得聯(lián)網(wǎng)。根據(jù)要求，需要“物理隔離”，但不允許“邏輯隔離”。

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，黑客技術(shù)已經(jīng)非常成熟。隨著人們上網(wǎng)越來(lái)越頻繁，被植入病毒或木馬的幾率也越來(lái)越大。設(shè)置安全有效的密碼可以在一定程度上避免這些危險(xiǎn)。

管理檔案信息的計(jì)算機(jī)應(yīng)當(dāng)按照安全保密的原則，規(guī)范管理檔案信息和出入庫(kù)文件。他們要在非系統(tǒng)盤(pán)建立相關(guān)文件夾，并根據(jù)自己的管理特點(diǎn)建立文件夾進(jìn)行管理。避免將相關(guān)信息和文件存儲(chǔ)在系統(tǒng)桌面上，以防止系統(tǒng)恢復(fù)時(shí)文件丟失。