如何讓分散的檔案與具體的業(yè)務(wù)產(chǎn)生互動(dòng)和化學(xué)作用，讓業(yè)務(wù)帶動(dòng)檔案的積累，讓檔案反哺和拓展業(yè)務(wù)，是檔案管理系統(tǒng)能為組織解決的很重要的問(wèn)題。

1.作為反映組織發(fā)展和運(yùn)行中的發(fā)展記憶、經(jīng)驗(yàn)和成果的檔案，如何實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，避免因人員流失或時(shí)間推移而丟失記憶。

2.檔案有序管理后，檔案如何在組織內(nèi)部傳播和利用，不會(huì)出現(xiàn)丟失、不規(guī)范利用造成的損壞、惡意擴(kuò)散造成的損失等管理風(fēng)險(xiǎn)。

檔案是企業(yè)很規(guī)范的知識(shí)內(nèi)容，是企業(yè)管理和發(fā)展的重要基礎(chǔ)，承載著企業(yè)的成長(zhǎng)過(guò)程和經(jīng)驗(yàn)，是具有參考價(jià)值和促進(jìn)發(fā)展創(chuàng)新的重要資料。檔案管理系統(tǒng)支持檔案管理全過(guò)程的信息處理，包括檔案收集、移交接收、歸檔、保管管理、借閱利用、研發(fā)分發(fā)等。同時(shí)逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)管理模式，服務(wù)管理是業(yè)務(wù)管理的基礎(chǔ)，為企業(yè)決策提供重要的參考價(jià)值。

專業(yè)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)：

1.數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)：與一般系統(tǒng)不同，數(shù)字文檔存在于數(shù)據(jù)庫(kù)中，無(wú)法在計(jì)算機(jī)目錄中查看。

2.批量處理能力：可批量創(chuàng)建、錄入、上傳，支持紙質(zhì)文件從掃描、錄入、上傳一體化處理。

3.簡(jiǎn)化歸檔：電子案例文件還可以啟動(dòng)流程以實(shí)現(xiàn)協(xié)作歸檔。

4.存儲(chǔ)位置：可以兼顧物理文件和數(shù)字文件的統(tǒng)一管理，記錄文件的存儲(chǔ)位置。