為什么智慧檔案館(室)是數(shù)字檔案館(室)的升級？根本原因是數(shù)字檔案館(室)掃描的是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，檔案的每一頁都只是一個(gè)可以閱讀的圖像，每個(gè)檔案只有標(biāo)題、創(chuàng)建人、形成時(shí)間、關(guān)鍵詞或關(guān)鍵詞是可以由計(jì)算機(jī)編輯處理的數(shù)據(jù)，而大量的掃描圖像是無法編輯的，所以檔案的全文仍然需要人工閱讀、搜索、組合、分析和挖掘。而智慧檔案館(室)的所有文字記錄，甚至是聲像檔案，都被識別或轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)可搜索的電子文檔，所有文字都被輸入計(jì)算機(jī)，成為計(jì)算機(jī)可以用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)任意處理的信息或數(shù)據(jù)。

檔案是由各種文件轉(zhuǎn)化而來的，是檔案的前身，也是檔案的歸宿。因此，文件與檔案的關(guān)系是很密切的。

檔案與文件有著密切的聯(lián)系和區(qū)別。文件是某些國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和個(gè)人為了處理現(xiàn)實(shí)事務(wù)的需要而產(chǎn)生的。它們與檔案在內(nèi)容和形式上都是一樣的。有些文件材料需要日后查閱，所以有意識、有目的地保存下來，轉(zhuǎn)化為檔案。因此，檔案是經(jīng)過加工的歷史文獻(xiàn)，是有價(jià)值的備查文件，是集中保存的系統(tǒng)文件。

在社會現(xiàn)實(shí)中，檔案不僅以多種多樣的形式存在，而且與許多事物有著錯(cuò)綜復(fù)雜的關(guān)系，讓人難以區(qū)分甚至混淆。因此，有必要從理論上進(jìn)一步梳理檔案與相關(guān)事物的關(guān)系，找出它們之間的聯(lián)系和區(qū)別。