電子文檔和紙質(zhì)文檔的“雙套”保存造成資源浪費?！半p套制”是指保存內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件和電子文件。在一些單位的辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，各部門在線傳遞和承接文件，提高了工作效率。然而，在文件完成之后，分發(fā)紙質(zhì)文件以便存檔和保存。這樣，內(nèi)容相同的兩類文件并發(fā)保存，造成人力、物力、財力的浪費，勢必影響電子文件的廣泛應用和檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。

電子文件的載體不穩(wěn)定，容易損壞。隨著計算機信息管理網(wǎng)絡(luò)的建立和發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸?shù)交ヂ?lián)網(wǎng)上。上線前按照信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性。對于那些沒有傳輸?shù)接嬎銠C信息管理網(wǎng)絡(luò)的具有保存價值的電子文件，電子文件形成部門要進行編目和整理，也要利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳輸?shù)綑n案部門。借助信息管理網(wǎng)絡(luò)，可以在各業(yè)務管理機構(gòu)和檔案部門之間開通電子文件歸檔快捷網(wǎng)絡(luò)線路，建立依附于信息管理網(wǎng)絡(luò)的專門歸檔子系統(tǒng)。具有保存價值的線上線下電子文件通過該系統(tǒng)傳輸?shù)綑n案部門。檔案部門與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，對歸檔的電子文件提出格式要求。無論采用何種方式歸檔，都得要由電子文件形成單位按照統(tǒng)一的格式進行編目、整理，然后傳輸?shù)綑n案部門，檔案部門不能自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性和準確性負責。檔案部門接收的所有電子文件都應存儲在光盤中，還是不要存儲在磁盤上。