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數(shù)字檔案館的核心是一個分布式的數(shù)字檔案館信息資源系統(tǒng),它是由許多網絡節(jié)點組成的聯(lián)合體。它可以通過現(xiàn)代信息技術組織和整理不同地理位置的檔案信息資源,通過網絡為用戶提供檔案信息服務。在數(shù)字檔案館的網絡結構中,服務器是網絡的節(jié)點,存儲和管理著數(shù)字檔案館的信息資源。客戶端是網絡的終端,可以方便地訪問數(shù)字檔案信息資源。
說明元數(shù)據(jù)在數(shù)字檔案館電子文件管理中的重要作用。元數(shù)據(jù)的功能可以概括如下:
1.元數(shù)據(jù)可以幫助數(shù)字檔案館構建信息檢索機制。元數(shù)據(jù)具有動態(tài)跟蹤功能,可以即時動態(tài)獲取電子文件管理的各種信息。在數(shù)字檔案館的海量信息庫中,借助元數(shù)據(jù),可以快速找到并獲取特定的信息單元。
2.元數(shù)據(jù)可以維護信息的識別和讀取。電子文檔所承載的元數(shù)據(jù)信息能夠完整地記錄電子文檔的原始狀態(tài),能夠系統(tǒng)地映射電子文檔的信息內容、背景和結構。還可以映射電子文檔的生成環(huán)境和行政管理環(huán)境。只有當元數(shù)據(jù)信息與數(shù)據(jù)對象同時被獲取時,檢索到的數(shù)據(jù)單元才能被理解和可讀。
3.元數(shù)據(jù)可以保證電子文檔的真實性和憑證性。元數(shù)據(jù)系統(tǒng)可以跟蹤記錄電子文檔從產生的那一刻起所使用的載體、設備、技術的變化歷史,以及文檔使用、介入的整個歷史過程,即無論載體、設備、技術如何更新,無論用戶、使用者有多少,都作為歷史數(shù)據(jù)保存下來,記錄備案。
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