如何將所有文件變成實(shí)用、有用的信息資源，快速、快捷地為用戶提供服務(wù)，是當(dāng)前文件管理的要點(diǎn)工作。利用數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)，將文件變成數(shù)字信息資源，供共享和播放。檔案的真的作用是檔案數(shù)字化的很根本目的。

檔案數(shù)字化是指利用計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)碼攝影（音、視頻）技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)，將各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息。它以數(shù)字形式存儲，并以網(wǎng)絡(luò)形式相互連接。由計算機(jī)系統(tǒng)管理，形成檔案信息庫的有序結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)資源共享。是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。

檔案信息化建設(shè)是檔案管理發(fā)展規(guī)劃的一項(xiàng)重要任務(wù)，其核心是資源建設(shè)。資源建設(shè)包括兩大任務(wù)：一是現(xiàn)有檔案目錄庫建設(shè)和重要檔案及照片、音像檔案的數(shù)字化建設(shè)；二是電子檔案歸檔和電子檔案管理。紙質(zhì)文件經(jīng)過數(shù)字化管理后，可轉(zhuǎn)為機(jī)讀文件，既節(jié)省存儲成本，又節(jié)省空間，便于快速存取，避免了材料重復(fù)打印造成的紙張和人員浪費(fèi)。數(shù)字化管理后，檔案可以及時歸檔，盡快提供使用服務(wù)。

數(shù)字化文件管理讓文件數(shù)據(jù)的搜索變得快捷方便，足不出戶就能查到需要的東西，數(shù)字化讓信息共享成為現(xiàn)實(shí)。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)中很基本的工作。傳統(tǒng)載體的檔案通過高科技技術(shù)處理成數(shù)字檔案的形式。通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)，可以對電子檔案進(jìn)行計算和檢索，對電子檔案進(jìn)行閱讀。為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平，提高了效率，提升檔案部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理和面向客戶的服務(wù)提供好用、多方面的服務(wù).