隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息化技術(shù)日趨成熟，各種檔案管理系統(tǒng)相繼推出。這為檔案部門(mén)選擇檔案管理系統(tǒng)提供了較大的空間，同時(shí)也容易造成檔案部門(mén)在選擇上的猶豫。

在選擇檔案管理系統(tǒng)之前，一定要先搞清楚單位的實(shí)際情況和自己的工作需要。為什么需要它？現(xiàn)有的軟硬件條件能否支持文件管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行？你希望通過(guò)使用文件管理系統(tǒng)等達(dá)到什么樣的效果。如果你不知道這一點(diǎn)，你的選擇將是盲目和無(wú)效的。單位性質(zhì)、經(jīng)濟(jì)地位、檔案數(shù)量、館藏結(jié)構(gòu)的不同影響了他們對(duì)檔案管理系統(tǒng)的需求。如果一些檔案部門(mén)計(jì)劃同時(shí)建設(shè)電子文件機(jī)構(gòu)和數(shù)字檔案館，他們對(duì)檔案管理系統(tǒng)的功能要求會(huì)更多方面；有的只是想實(shí)現(xiàn)檔案目錄的數(shù)字化檢索，要求比較簡(jiǎn)單。再比如，有的檔案部門(mén)已經(jīng)在系統(tǒng)單機(jī)版錄入了上萬(wàn)條目錄數(shù)據(jù)。如果他們想現(xiàn)在更新系統(tǒng)，他們得要考慮這些數(shù)據(jù)的遷移。沒(méi)有相對(duì)通用的文件管理系統(tǒng)，你得要了解自己的需求，并明確表達(dá)給系統(tǒng)廠商，這樣你才能購(gòu)買(mǎi)到滿意的系統(tǒng)。

檔案管理系統(tǒng)的核心是檔案業(yè)務(wù)而不是技術(shù)。采用新技術(shù)是好的，但是開(kāi)發(fā)技術(shù)本身永遠(yuǎn)不能代表系統(tǒng)的核心價(jià)值。在選擇系統(tǒng)時(shí)，你應(yīng)該了解系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和服務(wù)提供商的聲譽(yù)。因?yàn)橄到y(tǒng)不同于普通商品，采購(gòu)單位對(duì)其使用得要有一個(gè)了解和掌握的過(guò)程，每個(gè)使用單位都有其特殊性。有必要調(diào)整系統(tǒng)的功能，使其更好地發(fā)揮作用。因此，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和服務(wù)提供商的服務(wù)質(zhì)量將影響檔案管理系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)。