應(yīng)建立完善的數(shù)字化全過程管理文件，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化的管理和監(jiān)控。包括主要數(shù)字化工作計(jì)劃、紙質(zhì)文件數(shù)字化審批單、文件收發(fā)單、紙質(zhì)文件數(shù)字化流程單、質(zhì)量檢查登記表、資料驗(yàn)收單、驗(yàn)收報(bào)告、數(shù)字化成果交接清單等。并且要求準(zhǔn)確完整地填寫數(shù)字化工作各方面的各種工作表格。

數(shù)字化外包還應(yīng)包括項(xiàng)目招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、項(xiàng)目合同、保密協(xié)議等。

數(shù)字化工作各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的這些工作文件，包括表格，要加強(qiáng)管理，數(shù)字化工作完成后，要進(jìn)行檔案的整理、歸檔和移交。

(1)儲(chǔ)存范圍

驗(yàn)收后的完整資料應(yīng)及時(shí)保存，包括紙質(zhì)檔案的數(shù)字圖像、存儲(chǔ)目錄數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫、紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中產(chǎn)生的各種工作文件等。

(2)存儲(chǔ)載體和存儲(chǔ)方式

存儲(chǔ)載體的選擇應(yīng)考慮載體的存儲(chǔ)容量、數(shù)字成果的存儲(chǔ)目的、存儲(chǔ)期限、財(cái)務(wù)狀況、載體市場環(huán)境、載體制造商提供服務(wù)的能力等因素。存儲(chǔ)載體的選擇可以多樣化?？稍诰€、近線、離線在磁盤、磁帶、光盤等載體上實(shí)現(xiàn)多套存儲(chǔ)，并可根據(jù)相關(guān)要求進(jìn)行異地備份。

(3)存儲(chǔ)記錄

數(shù)據(jù)存儲(chǔ)后，應(yīng)及時(shí)記錄。同時(shí)要在相應(yīng)的存儲(chǔ)載體上做好標(biāo)簽，列出目錄，便于查找和管理。