關(guān)于重慶檔案整理歸檔程序

　　一、收集

　　收集工作是將較后一個(gè)文件作為文件處理的一個(gè)過程，完全有效地使用了較后一個(gè)文件的歸檔，因此現(xiàn)在可以分為兩個(gè)過程:文件判斷和期限判斷。

　　1 .文件判別。

　　檔案數(shù)字化文件判別對(duì)目前文件的存檔規(guī)模進(jìn)行判斷，首要需求是與各部門交流，深化調(diào)查，根據(jù)實(shí)際情況劃定合理的存檔規(guī)模。

　　2、期限。

　　根據(jù)文件的使用頻率、重要性等區(qū)別對(duì)應(yīng)的保管期限，根據(jù)不同的保管期限進(jìn)行相應(yīng)的處理，主要體現(xiàn)在年度判定和保管期限過后的破壞工作中。

　　二、分類

　　檔案文件的規(guī)模和保管期限表對(duì)各類文件有了詳細(xì)的區(qū)別，必須參照表對(duì)文件的收集作出其他區(qū)別。

　　三、編頁碼

　　注意加頁碼時(shí)頁面不漏，頁面不重，檀卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表不加頁碼，卷內(nèi)文件位于右上角，從“001”開始，正反兩面存在時(shí)，顯示在頁面的左上角。

　　四、裝訂

　　用不銹鋼釘一枚一枚地裝訂，或者組裝，以免生銹而腐蝕文件。

　　五、排序

　　關(guān)于同種類的其他文件，排列在時(shí)刻的前后。

　　六、地址表示

　　對(duì)陳列的文件按順序勾上勾號(hào)，不要重復(fù)，勾上勾號(hào)，保持文件編號(hào)的自然連續(xù)性。

　　七、書志

　　書目是分析、篩選和記錄文件內(nèi)容和形式特征的過程，以滿足書目搜索和供應(yīng)的需要。

　　八、裝箱

　　也就是說，把和“集團(tuán)卷”有相同聯(lián)系方式的文件放在同一個(gè)箱子里，并對(duì)檀卷(箱子)進(jìn)行編號(hào)。 檀卷除陳列的文件外，還包括檀卷封面和備考表，檀卷封面反映文件的內(nèi)容，備考表對(duì)檀卷組卷的狀況進(jìn)行說明，包括檀卷包的內(nèi)容、日常使用、變更狀況、組卷的時(shí)刻、組卷人和審查員等。 把檀卷的封面放在文件的前面，備考表放在文件的后面，兩者就不顯示頁碼。

　　九、印刷目錄

　　注意根據(jù)文件的存儲(chǔ)期限(包括卷中的文件目錄和檀卷目錄)進(jìn)行區(qū)分。

　　十、制作搜索物

　　對(duì)準(zhǔn)備好的各種目錄進(jìn)行整理，制作目錄摘要表，供日常使用。