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重慶檔案數(shù)字化加工
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案業(yè)務(wù)知識(shí):檔案擺放存放辦法

2021-08-05

(一)檔案裝具的排放要求 

1.整齊共同,反正成行。假如箱、架、柜,大小款式不同則應(yīng)恰當(dāng)分類,盡可能做到整齊劃一。

2.避光通風(fēng)。有窗倉庫,檔案裝具擺放應(yīng)與窗戶垂直,以避免陽光直射;無窗倉庫,檔案裝具縱橫均可,但應(yīng)留意不能有礙通風(fēng)。 

3.充分合理使用空間。架(柜)之間的主要過道寬度一般1 米至1.2 米,一般過道寬度0.8 米左右為宜。悉數(shù)裝具均不該緊靠墻壁。 

為了便于對(duì)倉庫內(nèi)檔案的管理和迅速存取,悉數(shù)裝具應(yīng)按某一擺放走向和順序依次編列號(hào)(排號(hào))、欄架號(hào)、格層號(hào)(箱號(hào)),其號(hào)碼一律選用阿拉伯?dāng)?shù)字。編號(hào)原則是:自檔案庫(室)門口起從左至右編箱、架、柜號(hào),每個(gè)架(柜)的欄也從左向右編號(hào),每欄的格自上而下編號(hào)(假如沒有欄,則自上而下編格號(hào))。

(二)檔案擺放辦法 

檔案一般是按全宗進(jìn)行體系排架。全宗擺放辦法有兩種:一是按全宗順序號(hào)擺放,這種辦法對(duì)倉庫空間和全宗實(shí)體的組織比較便利;二是全宗分類擺放法,這種辦法對(duì)全宗的體系管理和全宗的信息操控較為有利。 

關(guān)于特殊載體的檔案,可根據(jù)檔案制成資料的不同,將紙質(zhì)檔案和其他特殊載體檔案(如相片、錄音、錄像等)分庫寄存、擺放或排架。在同一種載體內(nèi),通常按全宗排架,即一個(gè)全宗內(nèi)的檔案集中在一起寄存、擺放。但應(yīng)在全宗攻略、檀卷目錄闡明中有所交待,并在全宗結(jié)尾放置參見卡片,指明寄存地址,以堅(jiān)持應(yīng)有的聯(lián)系。

檔案數(shù)字化處理.jpg

(三)檔案寄存方法 

寄存方法有豎放、平放、卷放和折疊四種。

1.豎放保管

豎放是目前選用比較普遍的一種方法,其長處是檢取和寄存檀卷比較便利。裝訂成卷(冊(cè))、盒裝檔案和相片檔案,一般應(yīng)選用豎放方法。

2.平放保管 

平放盡管取放不太便利,但對(duì)保護(hù)檔案有利,適用寶貴檔案和不宜豎放的檔案,如底圖,它是用油蠟等物浸透過的,通過曬圖機(jī)的高溫影響,其機(jī)械強(qiáng)度和耐久性均有所下降,簡單脆裂破碎,為延長其壽命和使底圖在復(fù)制藍(lán)圖時(shí)精準(zhǔn)、明晰,應(yīng)采取平放或卷放(適用于很大幅面的底圖)的寄存辦法,底圖嚴(yán)禁折疊,因?yàn)檎郫B會(huì)使底圖呈現(xiàn)折痕,影響其壽命。

3.卷放保管 

卷放就是將檔案以張(件)或套(卷)為單位,按照分類擺放次第,卷成圓筒,放進(jìn)特制的紙質(zhì)、金屬筒內(nèi)或柜箱中,卷放適用于大幅面的題詞、字畫、底圖等。 

4.折疊保管 

折疊保管就是將一些紙質(zhì)較好、機(jī)械強(qiáng)度較高、幅面較寬的圖紙檔案按A4圖紙幅面大小為標(biāo)準(zhǔn)折疊(裝訂或不裝訂),放進(jìn)卷盒、夾內(nèi)或柜中。 例如藍(lán)圖,藍(lán)圖一般選用良好紙張,機(jī)械強(qiáng)度較好,能夠折疊保管。 藍(lán)圖折疊一般要以A4圖紙幅面大小為標(biāo)準(zhǔn),左邊留出裝訂線,向圖紙正面疊成手風(fēng)琴式。折疊后的圖標(biāo)標(biāo)題欄要露放在右下角,以便查閱。因?yàn)閳D紙折疊的關(guān)系,每個(gè)卷的右邊較厚,左邊較薄,裝訂時(shí)要加進(jìn)一些厚紙襯,以堅(jiān)持檀卷的平坦漂亮,規(guī)格共同。假如檀卷不裝訂,折疊時(shí)不必留裝訂線,圖紙折疊后便可直接放進(jìn)卷盒或夾內(nèi)。

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