文件工作中的問題分析

　　(一)數(shù)據(jù)收集難度較大。文件的整理過程必須保證文件的完整性和真實(shí)性。然而，中國(guó)的檔案整理工作大多是由政府發(fā)起的，而人們的檔案意識(shí)薄弱，很少參與其中，人們掌握的許多信息也沒有得到利用。(二)整理過程時(shí)間長(zhǎng)。大型活動(dòng)，特別是一些國(guó)際活動(dòng)，時(shí)間跨度特別長(zhǎng)。例如，2008年中國(guó)在北京舉辦的奧運(yùn)會(huì)，從申奧成功開始，經(jīng)過6年的準(zhǔn)備，開始準(zhǔn)備。這樣的大型活動(dòng)需要安排專業(yè)的檔案整理人員進(jìn)行跟蹤整理，才能做好整理工作。如果事情結(jié)束后進(jìn)行總結(jié)整理，很多細(xì)節(jié)都會(huì)被忽略，事件的完整性無法保證。三是工作效率低下。一些重大活動(dòng)是跨地區(qū)、跨行業(yè)的。檔案整理人員在工作中沒有得到活動(dòng)參與者的幫助，也沒有采取有效的數(shù)據(jù)移交措施。檔案整理人員工作更加困難，無法高效優(yōu)質(zhì)地完成整理工作。檔案利用程度低(四)。檔案的機(jī)動(dòng)性無法在檔案工作中發(fā)揮作用，受保密機(jī)制和工作程序化的影響，檔案的社會(huì)價(jià)值沒有得到很好的利用。許多不再需要保密的文件沒有公開。人們對(duì)事件了解不透徹，對(duì)事件要傳達(dá)的理念不會(huì)產(chǎn)生共鳴，對(duì)社會(huì)各種政治建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)、生態(tài)建設(shè)沒有正能量輻射。

　　改進(jìn)檔案工作的措施

　　一，加強(qiáng)立法和制度建設(shè)。2005年4月1日，一部省級(jí)政府規(guī)章《浙江省重大活動(dòng)檔案管理辦法》正式實(shí)施，規(guī)范重大活動(dòng)檔案管理。此后，云南、湖北、四川、山西、福建、新疆、寧夏、山東等省市相繼出臺(tái)了省級(jí)重大活動(dòng)檔案管理辦法。使重大活動(dòng)和專項(xiàng)工作檔案管理有法可依，有章可循。建立和完善檔案部門的工作機(jī)制。一，建立登記備案制度。對(duì)于有計(jì)劃組織的重大活動(dòng)，檔案行政部門可以提前考慮，盡早安排，其檔案的收集和整理相對(duì)可控。登記每個(gè)重大活動(dòng)或?qū)Ｓ许?xiàng)目。檔案管理人員不能參與活動(dòng)，增加了數(shù)據(jù)收集的難度，在整理過程中出現(xiàn)了錯(cuò)誤或無記錄。第二，建立針對(duì)突發(fā)事件的計(jì)劃?rùn)C(jī)制。對(duì)于突發(fā)災(zāi)害，工作人員應(yīng)盡快保存檔案，反應(yīng)迅速，效率高。只有在正確的預(yù)案機(jī)制的指導(dǎo)下，檔案保存才能有序進(jìn)行。制定明確的規(guī)章制度。檔案管理人員在工作中要恪盡職守，盡職盡責(zé)，端正工作態(tài)度，嚴(yán)格按照法律法規(guī)整理檔案。三是加強(qiáng)區(qū)域間的合作。文件整理是跨區(qū)域的，每個(gè)區(qū)域的文件管理部門都不能把工作做得美。只有加強(qiáng)區(qū)域間的合作，建立良好的數(shù)據(jù)交付機(jī)制，共享數(shù)據(jù)，才能保證文件的完整性和真實(shí)性，提高文件的利用率，實(shí)現(xiàn)雙贏。與此同時(shí)，要注意區(qū)分檔案保管機(jī)構(gòu)的性質(zhì)。國(guó)家綜合檔案館、國(guó)家專用檔案館、科研機(jī)構(gòu)及相關(guān)職能部門檔案館(室)。這些不同的檔案保管機(jī)構(gòu)在收集和保存重大活動(dòng)檔案方面要有自己的側(cè)重點(diǎn)和分工，必須要求將重大活動(dòng)檔案移交給國(guó)家綜合檔案館。加強(qiáng)專項(xiàng)工作檔案的開發(fā)和利用。整理檔案的意義在于利用檔案。對(duì)檔案進(jìn)行整理時(shí)，可采用紙質(zhì)與電子相結(jié)合的方式，兩者結(jié)合的方式可減少檔案的磨損和缺失。專項(xiàng)工作檔案的形成、收集和整理主要依靠組織承辦單位，這些組織承辦單位主要用于一段時(shí)間內(nèi)使用這些檔案，但活動(dòng)結(jié)束后，這些檔案應(yīng)按規(guī)定移交檔案館。因此，檔案館必須加強(qiáng)專項(xiàng)工作檔案的開發(fā)和利用，特別是為重大活動(dòng)組織承辦單位提供良好的服務(wù)。比如重大活動(dòng)結(jié)束后，可以及時(shí)制作一些專項(xiàng)工作檔案，匯編分發(fā)給重大活動(dòng)組織承辦單位，滿足他們經(jīng)常使用專項(xiàng)工作檔案的需要。提高檔案利用率。對(duì)一些不涉及國(guó)家秘密和個(gè)人利益的檔案，要在一時(shí)間公開，提高檔案的開發(fā)利用率。