對(duì)人事檔案進(jìn)行分析

　　一，整理人事檔案的意義

　　人事檔案的整理是檔案的基礎(chǔ)設(shè)施之一。人事檔案材料只有整理好才能轉(zhuǎn)化為人事檔案。人事檔案整理的目的是使人事檔案材料系統(tǒng)化、組織化。所謂系統(tǒng)，就是根據(jù)材料的性質(zhì)和形式，保持材料之間的內(nèi)在聯(lián)系。所謂組織，就是檔案材料整理好之后，要求層次分明，項(xiàng)目清晰，制度完整。人事檔案的整理必須按照一定的規(guī)則、方法和程序進(jìn)行。人事檔案的整理是一項(xiàng)常規(guī)的業(yè)務(wù)工作，是人事檔案工作中不可或缺的重要環(huán)節(jié)。

　　1)整理工作是將亂七八糟的人事檔案材料轉(zhuǎn)化為有條不紊、系統(tǒng)的人事檔案的途徑。未整理的檔案材料只是構(gòu)成人事檔案的因素，不能稱之為檔案。人事檔案只有在整理完成轉(zhuǎn)換工作后，才能稱之為科學(xué)意義上的人事檔案。

　　2)整理是保證人事檔案完整性和安全性的重要手段。檔案經(jīng)過整理和裝訂，可以有效防止和糾正零散材料在檢查和傳輸過程中的錯(cuò)誤安裝和混合錯(cuò)誤;可以有效避免或防止材料丟失;維護(hù)人事檔案的完整性和安全性。

　　3)整理是加強(qiáng)人事檔案保管的重要基礎(chǔ)。未整理好的檔案材料雜亂無章，眼睛模糊不清，所有的材料都要在查閱的時(shí)候看完，這樣不僅增加了查閱的難度，浪費(fèi)了時(shí)間，容易出錯(cuò)，還容易撕裂、卷曲、損壞檔案材料。整理后有利于加強(qiáng)人事檔案的保管，延長檔案的使用壽命。

　　4)整理是方便快捷使用人事檔案的重要條件。文件整理后，可以檢查材料收集是否有遺漏或重復(fù)，檢查和識(shí)別工作質(zhì)量，促進(jìn)材料的收集、歸檔和識(shí)別。同時(shí)，分類有序的人事檔案可以讓閱讀者有規(guī)律地遵循，從而提高使用效率。

　　第二，整理人事檔案的必要性

　　整理人事檔案主要有以下幾種情況：

　　1)新建各類人員人事檔案時(shí)需要整理。對(duì)于新增的各類工作人員，如分配工作的大中專畢業(yè)生、從社會(huì)上選拔聘用的國家機(jī)關(guān)工作人員、企業(yè)招聘聘用的新員工等。如果沒有檔案，必須建立檔案，并按規(guī)定系統(tǒng)整理。

　　2)需要對(duì)人事檔案類型的轉(zhuǎn)換進(jìn)行整理。由于各類人員在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中的工作單位性質(zhì)和身份發(fā)生了變化，其人事檔案也需要相應(yīng)的類型轉(zhuǎn)換。比如企業(yè)員工被國家干部錄用，他們的人事檔案會(huì)從工人檔案變成干部檔案，部隊(duì)軍官會(huì)在當(dāng)?shù)毓ぷ鳎麄兊娜耸聶n案也會(huì)從軍人檔案變成干部檔案。在這種情況下，需要根據(jù)轉(zhuǎn)換后的人事檔案類型要求進(jìn)行整理。

　　3)人事檔案工作相關(guān)法律法規(guī)對(duì)人事檔案內(nèi)容及其分類有新要求時(shí)，需要進(jìn)行整理。由于人事工作和人事檔案工作本身的發(fā)展需要，人事檔案工作的相關(guān)規(guī)定在調(diào)整人事檔案內(nèi)容分類安排時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)人事檔案進(jìn)行一般安排，以滿足新形勢的需要，滿足新規(guī)定的要求。一般安排主要是從上到下統(tǒng)一安排的全面安排。

　　4)在日常保管工作中，當(dāng)人事檔案零件材料較多時(shí)，需要進(jìn)行整理，即添加材料的補(bǔ)充和整理。人事檔案是動(dòng)態(tài)的，在組織人事、勞動(dòng)等工作時(shí)，會(huì)不斷形成反映各類人員在社會(huì)實(shí)踐中德、能、勤、績的新材料，需要及時(shí)補(bǔ)充到人事檔案中。在日常管理中，當(dāng)發(fā)現(xiàn)一些人事檔案零件材料積累較多時(shí)，需要局部整理人事檔案。

　　5)在人事檔案轉(zhuǎn)移工作中，需要進(jìn)行整理。人事檔案需要轉(zhuǎn)移的，轉(zhuǎn)移單位在轉(zhuǎn)移前應(yīng)當(dāng)對(duì)人事檔案進(jìn)行整理，如人員商業(yè)調(diào)查、提交職務(wù)任免、辦理后政審等。人事檔案管理部門收到轉(zhuǎn)移部門管理的人事檔案后，發(fā)現(xiàn)未整理的，應(yīng)當(dāng)在入庫前進(jìn)行整理。