如何把所有檔案變成現(xiàn)實有用的信息資源，迅速、快捷地為利用者提供服務，是當前檔案管理的一項重點工作，運用數(shù)字化技術、信息化技術，把檔案變成數(shù)字化信息資源進行共享發(fā)揮檔案真正的作用，是檔案數(shù)字化根本的目的。

　　檔案數(shù)字化的定義

　　檔案數(shù)字化是指利用計算機技術、掃描技術、OCR技術、數(shù)字攝影 （錄音、錄像）技術、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息。其以數(shù)字化的形式存儲、網(wǎng)絡化的形式互相聯(lián)結，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，實現(xiàn)資源共享，是檔案信息化建設的重要組成內容。

　　檔案數(shù)字化的主要內容

　　1.檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫；

　　2.載體檔案的數(shù)字化，如紙質檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化，建立檔案影像數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫；

　　3.檔案專題信息的采集與建庫。

　　檔案數(shù)字化的作用

　　為檔案信息化建設打下堅實基礎

　　檔案信息化建設是檔案管理發(fā)展規(guī)劃的重要任務，其核心是資源建設。資源建設包括兩大任務：一是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設和館藏重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化；二是電子文件歸檔與電子檔案管理。

　　利于長遠發(fā)展，保護檔案原件

　　1.用數(shù)字化的檔案代替原件使用，可以保護檔案原件；

　　2. 數(shù)字化副本異地保存，輸出縮微膠片供保存。這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)自然災害的情況下不會遭到毀滅性的破壞，有利于檔案的長遠發(fā)展；

　　3.恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復。

　　改善檔案的利用方式，提高利用率

　　1.一份文件可以以數(shù)字化形式同時提供給多個利用者，實現(xiàn)資源共享；

　　2.數(shù)字化文件可以通過網(wǎng)絡傳輸，能異地調閱利用，擴大了檔案的利用空間；

　　3.檔案數(shù)字化以后，將已開放的檔案上傳系統(tǒng)，利用者可以隨時使用開放的檔案文件，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

　　4.縮短檢索時間，利用效率有很大的提高。

　　節(jié)約成本，檔案人員工作效率提高

　　數(shù)字化管理后，紙質載體的檔案可以轉為機讀檔案，既節(jié)約了保管費用，也節(jié)省了占地空間，查閱方便迅速，避免了反復印制資料造成的紙張和人員的浪費。數(shù)字化管理后檔案能及時歸檔，并能盡快提供利用服務。