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重慶檔案數(shù)字化加工
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檔案數(shù)字化加工?學(xué)會(huì)七步不出錯(cuò)!

2020-11-19

  檔案數(shù)字化加工是指把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案,然后保存到相應(yīng)的管理軟件中儲(chǔ)存,形成電子檔案,與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比更加方便快捷。那么檔案數(shù)字化加工如何開展呢?簡(jiǎn)單來說分為案卷拆開、檔案掃描、影像處理、檔案著錄、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、檔案還原七個(gè)程序。

  一、案卷拆開

  檢查案卷的完整性,是否有缺頁、漏頁、錯(cuò)編現(xiàn)象,正、副卷標(biāo)注是否正確;拆開案卷,將案卷背面的封條小心撕干凈,剪開裝訂線;將案卷內(nèi)頁一頁頁分開,對(duì)特殊頁做出標(biāo)識(shí)提醒掃描人員注意;取掉案卷中訂書釘、曲別針等金屬物;注明每卷案卷(包括正、副卷)的頁數(shù)及其他的特殊情況。對(duì)不能確定的案卷,拆卷人員應(yīng)該及時(shí)向檔案員進(jìn)行咨詢,不得擅自對(duì)問題進(jìn)行處理。

  二、檔案掃描

  檔案掃描的過程要把檔案紙張放置整齊,避免掃描過程中出現(xiàn)卡紙或者掃描數(shù)據(jù)不完全顯示的現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)檔案漏掃時(shí),應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像,發(fā)現(xiàn)掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時(shí),應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整,認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案,掃描登記表,登記移交的檔案數(shù)量,掃描的頁數(shù)核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)和檔案,整理時(shí)填寫的文件頁數(shù)是否一致,不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。

重慶檔案數(shù)字化加工

  三、影像處理

  采用掃描軟件及人工結(jié)合方法,對(duì)影像優(yōu)化處理,使影像效果達(dá)到或超過實(shí)體效果;對(duì)因掃描原因造成的黑邊、歪斜等特殊影像進(jìn)行處理;對(duì)非正常格式、容量文件進(jìn)行檢查處理;對(duì)案卷中漏編的頁面進(jìn)行科學(xué)處理,確保掃描好的影像頁數(shù)與原案卷頁數(shù)一致。影像處理又以視覺清晰頁面完整為準(zhǔn),對(duì)圖像頁面除線偏斜及圖像頁面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的進(jìn)行校正和處理。影像處理時(shí)要保留文件編號(hào)與文件頁碼。

  四、檔案著錄

  如果檔案庫房提供的目錄和紙質(zhì)檔案不相符的,應(yīng)該以紙質(zhì)檔案原文內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行錄入,并刪除錯(cuò)誤信息。著錄項(xiàng)相關(guān)內(nèi)容錄入要完整,如有不明確或不完整的著錄項(xiàng)需記錄并及時(shí)反應(yīng)給檔案保管人員,如果目錄中要增加或減少相關(guān)著錄字段要與檔案保管人員協(xié)商。如果目錄內(nèi)容有錯(cuò),如主題內(nèi)容文號(hào)等,以紙質(zhì)檔案信息為準(zhǔn),并及時(shí)反應(yīng)給檔案管理人員。順頁整理著錄的同時(shí),要檢查案卷的完整性,是否有缺頁漏頁錯(cuò)編現(xiàn)象。

  五、數(shù)據(jù)質(zhì)檢

  逐條逐頁檢查每個(gè)案卷目錄下的掃描文件,頁數(shù)、目錄、內(nèi)容是否一致,以及每個(gè)影像文件的傾斜度、清晰度、指節(jié)度、分辨率格式等內(nèi)容。

  六、數(shù)據(jù)掛接

  通過數(shù)字化加工軟件生成掛接數(shù)據(jù),將數(shù)據(jù)復(fù)制到檔案服務(wù)器上,運(yùn)行服務(wù)器上的掛機(jī)軟件進(jìn)行操作,打開檔案信息化管理系統(tǒng)檢查掛接的文檔。

  七、檔案還原

  檔案數(shù)字化加工完成后由檔案保管人員接收,經(jīng)過掃描和影像處理后,嚴(yán)格質(zhì)檢沒有問題的檔案進(jìn)行裝訂還原;注意還原檔案歸類和歸還,保持檔案加工室的整潔有序,并填寫檔案交接登記表。


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