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如何把所有檔案變成現(xiàn)實有用的信息資源,迅速、快捷地為利用者提供服務(wù),是當(dāng)前檔案管理的一項重點工作,運用數(shù)字化技術(shù)、信息化技術(shù),把檔案變成數(shù)字化信息資源進行共享發(fā)揮檔案真正的作用,是檔案數(shù)字化根本的目的。
檔案數(shù)字化的定義
檔案數(shù)字化是指利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影 (錄音、錄像)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息。其以數(shù)字化的形式存儲、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié),利用計算機系統(tǒng)進行管理,形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,實現(xiàn)資源共享,是檔案信息化建設(shè)的重要組成內(nèi)容。
檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容
1.檔案目錄信息的數(shù)字化,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫;
2.載體檔案的數(shù)字化,如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化,建立檔案影像數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫;
3.檔案專題信息的采集與建庫。
檔案數(shù)字化的作用
為檔案信息化建設(shè)打下堅實基礎(chǔ)
檔案信息化建設(shè)是檔案管理發(fā)展規(guī)劃的重要任務(wù),其核心是資源建設(shè)。資源建設(shè)包括兩大任務(wù):一是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和館藏重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化;二是電子文件歸檔與電子檔案管理。
利于長遠發(fā)展,保護檔案原件
1.用數(shù)字化的檔案代替原件使用,可以保護檔案原件;
2. 數(shù)字化副本異地保存,輸出縮微膠片供保存。這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)自然災(zāi)害的情況下不會遭到毀滅性的破壞,有利于檔案的長遠發(fā)展;
3.恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復(fù)。
改善檔案的利用方式,提高利用率
1.一份文件可以以數(shù)字化形式同時提供給多個利用者,實現(xiàn)資源共享;
2.數(shù)字化文件可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸,能異地調(diào)閱利用,擴大了檔案的利用空間;
3.檔案數(shù)字化以后,將已開放的檔案上傳系統(tǒng),利用者可以隨時使用開放的檔案文件,實現(xiàn)檔案信息資源共享。
4.縮短檢索時間,利用效率有很大的提高。
節(jié)約成本,提高檔案人員工作效率
數(shù)字化管理后,紙質(zhì)載體的檔案可以轉(zhuǎn)為機讀檔案,既節(jié)約了保管費用,也節(jié)省了占地空間,查閱方便迅速,避免了反復(fù)印制資料造成的紙張和人員的浪費。數(shù)字化管理后檔案能及時歸檔,并能盡快提供利用服務(wù)。
數(shù)字化檔案管理使查詢檔案資料變得快捷、方便,做到足不出戶可查所需,數(shù)字化使信息共享成為現(xiàn)實。
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