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重慶檔案數(shù)字化加工
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紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工前整理過程的管理!

2021-02-24

  數(shù)字化是將紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)圖像的轉(zhuǎn)換,而這個轉(zhuǎn)換的基礎(chǔ)是在完整、準(zhǔn)確、清晰的檔案前處理、整理后進(jìn)行的。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的流程:調(diào)卷——整理(編頁、核對目錄)——分解——掃描——還原裝訂——圖像處理——索引著錄——質(zhì)量檢驗——數(shù)字化掛接——電子版刻錄。

  在工作中,往往會忽略數(shù)字化加工的前處理過程,《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》規(guī)定在掃描之前,根據(jù)檔案的管理情況,按目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、拆除裝訂、區(qū)分掃描件和非掃描件、頁面修整、檔案整理登記、裝訂等步驟對檔案進(jìn)行適當(dāng)整理,并確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。由于現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的時代不同,檔案的紙張、筆跡各不相同,特別是傳統(tǒng)方法歸檔的檔案,分為案卷級和卷內(nèi)級,各個時期形成的案卷和卷內(nèi)條目的著錄和格式五花八門,行文不統(tǒng)一,有些用語不規(guī)范,頁碼編錯等問題很多。

  所以,數(shù)字化的前準(zhǔn)備就是尤為重要的一項環(huán)節(jié)。因此,首先必須搞清紙質(zhì)檔案現(xiàn)狀,并進(jìn)行整理。筆者認(rèn)為紙質(zhì)檔案的現(xiàn)狀主要包括以下幾個方面:檔案的產(chǎn)生年代、檔案使用的紙張環(huán)境(包括紙張的厚度和損壞等情況)、檔案使用的筆類(含內(nèi)文書寫的顏色)、檔案的裝訂情況(線、孔、膠水、螺絲及硬、軟封面、內(nèi)文狀況)、檔案的目錄狀況(含目錄與內(nèi)文是否吻合、目錄內(nèi)容是否完整性)、檔案編頁準(zhǔn)確的數(shù)量等方面:因此,在對紙質(zhì)檔案數(shù)字化之前,必須分清輕重緩急,在開展鑒定工作以后,根據(jù)館藏檔案重要程度、破損情況、利用需求等,詳實進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃,分步實施數(shù)字化。以館藏重點檔案、重要全宗的檔案和涉及民生等檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化。

檔案數(shù)字化加工

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