計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)興起以來，信息技術(shù)得到了快速的發(fā)展和廣泛的應(yīng)用，各行各業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域都全面開展了信息化工作，檔案行業(yè)作為傳統(tǒng)信息向流量信息轉(zhuǎn)變的媒介，也迫切需要相應(yīng)技術(shù)手段來支持和引導(dǎo)，將原有的信息保存，向建設(shè)流動(dòng)信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)展。在這個(gè)過渡與轉(zhuǎn)變的過程中，檔案加工處理工作越來越受到重視，其加工標(biāo)準(zhǔn)和工作流程也在不斷的進(jìn)步與改進(jìn)，基于質(zhì)量與效率的提升，一系列檔案數(shù)字化加工軟件如雨后春筍般涌現(xiàn)出來。

　　與傳統(tǒng)檔案管理工作顯著的區(qū)別在于，檔案加工管理軟件融合了計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)、密級(jí)加密技術(shù)、電子公章技術(shù)等，可以看作為一種新型的檔案信息形態(tài)，其根本目的在于將存在于各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的形式連接，以準(zhǔn)化的形式利用，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有目的有針對(duì)性的加工和管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，為各種數(shù)據(jù)需求提供利用，實(shí)現(xiàn)信息資源的高度共享。

　　檔案加工管理軟件所實(shí)現(xiàn)的檔案數(shù)字化包括檔案數(shù)字化采集、數(shù)字化管理、數(shù)字化查閱等幾方面內(nèi)容。落實(shí)到具體操作流程上的檔案數(shù)字化，主要包括從實(shí)體檔案庫(kù)提卷后，一項(xiàng)進(jìn)行拆卷、校對(duì)檔案頁(yè)數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集工作。檔案數(shù)據(jù)采集的同時(shí)要對(duì)掃描圖像進(jìn)行糾偏、去污、去黑邊等處理，采集完成后，需要校對(duì)檔案目錄以及核對(duì)電子材料，至此完成初步審核。

　　之后由專人再次對(duì)檔案原件及數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，將原始檔案裝訂還原，并對(duì)采集到的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔掛接整理。在整個(gè)加工過程中，各環(huán)節(jié)有序操作，相互配合，協(xié)同運(yùn)行，以流水線方式完成信息的采集、審核、加工等工作，為檔案資源的再利用提供準(zhǔn)確而可靠的數(shù)據(jù)信息，并從長(zhǎng)遠(yuǎn)使用上提高了工作效率，也有利于檔案原始資料的保存。

　　看似繁瑣復(fù)雜的加工過程在協(xié)同軟件的幫助下，可以變得簡(jiǎn)單有序且一目了然，這就是使用檔案加工管理軟件的優(yōu)勢(shì)所在。而在面對(duì)網(wǎng)絡(luò)上花樣百出層出不窮的各類加工軟件，如何選擇一款性價(jià)比較高而又適合自己的檔案加工管理軟件呢？

　　在選擇合適的檔案加工管理軟件之前，首先要根據(jù)本單位實(shí)際情況和檔案工作的實(shí)際需要，先列出一個(gè)需求清單，例如，需要管理的檔案類型、數(shù)量、期望達(dá)到的整理標(biāo)準(zhǔn)等。其次，需要明確工作資源配比，也即預(yù)算及人工投入成本。根據(jù)這些具體的需求，選擇一款適合的檔案加工管理軟件。

　　就檔案加工管理軟件的選擇本身而言，主要在于業(yè)務(wù)功能的匹配是否契合、生成數(shù)據(jù)資源的安全性管理等方面。參考目前同行業(yè)使用的各種軟件，針對(duì)業(yè)務(wù)來選擇功能匹配的軟件，在主要業(yè)務(wù)框架符合的前提下，通過技術(shù)手段增刪調(diào)整具體細(xì)節(jié)業(yè)務(wù)操作，以檔案數(shù)字化加工20年工作經(jīng)驗(yàn)的大連恒智科技自主研發(fā)的檔案數(shù)字化加工管理軟件為例，涉及標(biāo)準(zhǔn)以國(guó)家檔案局收錄檔案標(biāo)準(zhǔn)制度為基礎(chǔ)，整合各行業(yè)檔案整理及管理的共通之處，本著精簡(jiǎn)細(xì)化的原則，基本功能包含錄入、掃描、修圖、查詢、打印、數(shù)據(jù)導(dǎo)入和導(dǎo)出，功能操作上簡(jiǎn)便易上手，不但適合檔案工作管理人員使用，更適合零基礎(chǔ)或者基礎(chǔ)比較薄弱的從業(yè)者使用，可以高效快速地進(jìn)行檔案數(shù)字化整理加工的各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)，并得到高質(zhì)量的成果。這款軟件本身支持目錄數(shù)量的管理和檢索，在數(shù)據(jù)安全方面，支持網(wǎng)絡(luò)端和單機(jī)終端雙重保險(xiǎn)存儲(chǔ)，規(guī)避安全隱患，防止各種因素導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失，重要的是，這款軟件安裝十分方便，且使用簡(jiǎn)單，內(nèi)置標(biāo)準(zhǔn)化模板，生成的數(shù)據(jù)資源可以跨平臺(tái)應(yīng)用，解除用戶的后顧之憂。

　　隨著業(yè)務(wù)需求的不斷提高，檔案數(shù)字化和檔案管理系統(tǒng)在管理企業(yè)和事業(yè)單位工作中體現(xiàn)出來的重要和不可替代的作用也日益凸顯，換言之，技術(shù)進(jìn)步所帶來的推動(dòng)反作用于技術(shù)本身，憑借符合檔案信息資源管理策略和規(guī)范的數(shù)字化加工管理系統(tǒng)軟件，作用于各行業(yè)檔案信息管理加工之中，對(duì)于有效推動(dòng)市場(chǎng)信息資源流動(dòng)、促進(jìn)信息創(chuàng)造更大價(jià)值，將起到更大的作用。