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檔案數(shù)字化加工過程不但要兼顧技術(shù)與質(zhì)量還要考慮到信息安全問題,這是目前檔案數(shù)字化加工過程中非常常見的問題,也是影響加工過程效率和質(zhì)量的主要問題。
1、檔案數(shù)字化加工過程中技術(shù)問題
檔案數(shù)字化過程需要應(yīng)用到多種技術(shù),在技術(shù)的相互作用下,實現(xiàn)大量的檔案資料資源共享和共建功能,在這樣的情況下,標(biāo)準化處理數(shù)據(jù)則是檔案數(shù)字化過程的關(guān)鍵,也是值得注意的問題之一。一旦一方數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)有偏差,或出現(xiàn)數(shù)據(jù)不規(guī)范現(xiàn)象,對檔案數(shù)字化加工的整體效果都會造成巨大的影響,增加資源共享的難度。數(shù)據(jù)標(biāo)準性差和檔案數(shù)字化加工過程中的技術(shù)標(biāo)準之間有很大的關(guān)聯(lián),因此,需要技術(shù)人員和相關(guān)檔案數(shù)字化加工工作人員盡量避免這一現(xiàn)象的發(fā)生。
通過相互能夠兼容的系統(tǒng)進行加工,防護系統(tǒng)之間相互攻擊和排斥。另外,在檔案數(shù)字化過程中設(shè)置標(biāo)準應(yīng)該符合國際標(biāo)準,以及我國中文信息資源標(biāo)準。檔案數(shù)字化加工的目的是將地區(qū)檔案館相互貫通,實現(xiàn)全國檔案館以及全球檔案館一體化,進而達到資源共享功能。所以,在這樣的要求下,檔案數(shù)字加工過程中,操作的標(biāo)準性決定這一目標(biāo)是否能夠完成,按照相應(yīng)數(shù)據(jù)描述標(biāo)準和網(wǎng)絡(luò)資源取舍標(biāo)準等進行檔案系統(tǒng)設(shè)計,才能保障檔案數(shù)字化加工順利進行。
2、檔案數(shù)字化加工過程中質(zhì)量問題
辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)在社會上應(yīng)用較長時間,但是大部分應(yīng)用企業(yè)或個人對檔案數(shù)字化管理并不重視,加上以往數(shù)據(jù)管理模式和企業(yè)管理制度的影響,導(dǎo)致檔案數(shù)字化利用率較低。計算機在整個檔案數(shù)字化加工過程中充當(dāng)文字錄入功能和編輯、打印功能,通過人力輸入,而檔案數(shù)據(jù)不但只有眼前的資料還有網(wǎng)絡(luò)上大量的數(shù)據(jù)檔案,這樣的工作方式不但浪費人工資源,還對開發(fā)質(zhì)量造成了較大的影響。
檔案數(shù)字化加工過程對質(zhì)量要求較高,因此應(yīng)該選擇適當(dāng)?shù)脑O(shè)備,工作過程中不但要將質(zhì)量放在首位,還要保證檔案流失現(xiàn)象的出現(xiàn),合理選擇數(shù)字化處理設(shè)備和相機、速拍儀的使用能夠?qū)n案數(shù)字化加工過程中的質(zhì)量有一定的保證。
當(dāng)實體檔案便于拆卷和恢復(fù)的情況下,應(yīng)選擇高速文檔掃描儀等設(shè)備,以確保數(shù)字化產(chǎn)品較高的質(zhì)量。
3、檔案數(shù)字化加工過程中安全問題
檔案數(shù)字化加工過程為主要的便是安全性,無論在檔案信息載體安全性上能夠體現(xiàn),在檔案安全傳輸上也能體現(xiàn)出安全性對檔案數(shù)字化過程的重要性。首先,載體安全指的是計算機系統(tǒng),也就是軟件對信息的存儲功能安全和計算機影響對信息安全的影響。其次傳輸安全主要指的是網(wǎng)絡(luò)防御能力,也就是對黑客和病毒的防御能力,一旦發(fā)生黑客和病毒便會泄露信息,嚴重損害加工過程的整體效率。因此,信息安全是保障檔案數(shù)字化加工過程是否能按時完成、質(zhì)量完成的基礎(chǔ)。
針對這一現(xiàn)象,筆者認為在檔案數(shù)字化加工過程中應(yīng)利用技術(shù)和手段設(shè)置密集的防御系統(tǒng),加強訪問控制功能。增強安全意識,建立章程制度,明確個人責(zé)任,提高檔案安全保密工作的重視程度。加強檔案搬運過程中安全管理機制,保障檔案的安全,設(shè)立監(jiān)控系統(tǒng)和防盜系統(tǒng),設(shè)立監(jiān)督人員,保障檔案的安全性。做好檔案掃描錢的準備工作,合理使用數(shù)字化設(shè)備,保障原件的完好性。嚴格按照規(guī)范數(shù)字化加工場地進行管理,工作人員必須持有有磁卡的工作牌才能進入檔案室工作區(qū)域。嚴格把控數(shù)字化產(chǎn)品的驗收和收尾,設(shè)立專門人員進行驗收,按照檔案整理-檔案掃描和圖像處理等步驟標(biāo)準執(zhí)行。
檔案數(shù)字化加工過程中需要考慮到方方面面,且需要成熟的管理制度和監(jiān)管制度,注意檔案數(shù)字化加工過程的安全、質(zhì)量和技術(shù)問題,為檔案數(shù)字化的實現(xiàn)打下堅實的基礎(chǔ)。
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