一、檔案數(shù)字化定義：

　　檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式相互連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

　　檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)容管理及面向社會(huì)提高效率的全面服務(wù)。

　　二、檔案數(shù)字的優(yōu)點(diǎn)：

　　1、有利于提高高作效率，降低檔案利用成本

　　數(shù)字化加工項(xiàng)目完成后，社會(huì)公眾和單位的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔管理系統(tǒng)即時(shí)查詢利用所需的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對(duì)檔案資料實(shí)體的多次頻繁利用所造成的大量時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。

　　2、能夠大限度保管原件和保護(hù)檔案實(shí)體安全

　　由于傳統(tǒng)的檔案保管方式不僅占用了大量的庫存空間，管理成本高，檔案易受損。實(shí)現(xiàn)檔案你數(shù)字化管理可以通過權(quán)限控制直接在計(jì)算機(jī)上查閱利用，減少了對(duì)檔案原件的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以大限度地對(duì)檔案原件進(jìn)行有效的保管和保護(hù)，確保檔案實(shí)體安全。