紙質(zhì)檔案數(shù)字化的預(yù)處理是數(shù)字化的要點(diǎn)和關(guān)鍵。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的預(yù)處理包括確定掃描范圍、編制頁碼、去除裝訂、規(guī)范目錄、技術(shù)修復(fù)等。

(一)確定掃描范圍

紙質(zhì)檔案的數(shù)字化要特別注意維護(hù)紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的完整性。原則上所有確定為數(shù)字化對象的紙質(zhì)檔案都要掃描，不宜進(jìn)行掃尾。如果確定不需要掃描，則標(biāo)記數(shù)字化結(jié)果。

(2)編制頁碼

沒有頁碼或頁碼不正確的文件應(yīng)重新編號。

頁碼應(yīng)寫在統(tǒng)一的位置，不得覆蓋文件內(nèi)容。應(yīng)從“1”開始連續(xù)編譯頁面。

鋼筆、墨水等。用于書寫的頁碼不應(yīng)損壞檔案原件或影響檔案的長期保存。

破損頁、缺頁等特殊情況要登記。

(3)目錄數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備

在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)進(jìn)一步完善原始檔案的整理和編目工作。應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案的基本整理單位準(zhǔn)確劃分檔案，并根據(jù)原始檔案對目錄內(nèi)容進(jìn)行修改和補(bǔ)充，為后續(xù)工作建立目錄數(shù)據(jù)庫做好準(zhǔn)備。

在利用過程中需要特殊處理的頁面在目錄中進(jìn)行標(biāo)識，并在后續(xù)工作中收集到數(shù)據(jù)庫中，以便在利用過程中進(jìn)行有針對性的處理。

在實(shí)施數(shù)字化項(xiàng)目的過程中，數(shù)字化實(shí)施單位應(yīng)當(dāng)指派工作人員參與檔案數(shù)字化工作，并對數(shù)字化工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。第三方監(jiān)督也可用于協(xié)助質(zhì)量監(jiān)控、進(jìn)度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通。