定期保存的文件和檔案主要包括：

(一)本機(jī)關(guān)在職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；(二)本機(jī)關(guān)召開會議、開展活動形成的一般性文件材料；(三)本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；(四)本機(jī)關(guān)的總務(wù)管理文件和資料；(五)本機(jī)關(guān)對一般性問題的請示和上級機(jī)關(guān)的批準(zhǔn)、指示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。(六)上級機(jī)關(guān)下發(fā)的、屬于本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)主管的一般性文件和資料；(七)上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)發(fā)布的不屬于本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)范圍但應(yīng)貫徹執(zhí)行的文件和資料；(八)本級機(jī)關(guān)和下級機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來信和請求，本機(jī)關(guān)的答復(fù)和批準(zhǔn)；(九)下級機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件。

檔案的保管期限分為長久和定期。一般分為30年和10年。許多定期保存的文件已經(jīng)過期。由于檔案的重要性，決策者往往很難下定決心銷毀它們，所以大量本應(yīng)以碎片和回收紙漿形式存在的檔案仍然完好地躺在檔案室里，占據(jù)了未過期檔案的寶貴空間。

一種方法是下架，分門別類裝盒，明確標(biāo)注，防止被搜；還有一種方式是找合適的外包服務(wù)商，托管出去；

因?yàn)橥獍?wù)商集中存儲空間大，價(jià)格低，而且不用自己攜帶，一旦找這個(gè)服務(wù)，也能保證及時(shí)送達(dá)。而且這類過期文件的檢索率一般很低，所以保管存儲的成本會比未過期檢索率高的文件低很多。