構(gòu)建系統(tǒng)工程實(shí)現(xiàn)信息共享。電子檔案建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等。它是一個硬件和軟件系統(tǒng)。由于每個企業(yè)在日常工作中每天都會產(chǎn)生大量的文本文件，需要記錄和保存，系統(tǒng)應(yīng)采用雙服務(wù)器、磁盤顯示和存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應(yīng)建立合適的文件查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢和網(wǎng)絡(luò)上的文件傳輸，達(dá)到資源共享的目的。此外，電子檔案管理的類別應(yīng)細(xì)分為作業(yè)目的管理、系統(tǒng)環(huán)境管理、檔案分類管理、在冊目錄管理、企業(yè)分類管理等。從而從機(jī)制上提高企業(yè)信息共享能力。

做好電子文件歸檔的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理策略。新型文件歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者深入當(dāng)前的文件工作領(lǐng)域，指導(dǎo)大量電子文件的接收、處置乃至保管，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重組的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將存檔的電子文件變?yōu)椤爸蛔x”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，以識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使其發(fā)揮與紙質(zhì)文件相同的社會作用。

但由于電子文檔形成時間較短，缺乏實(shí)際存儲的驗證。因此，電子文件中原始信息的長期保存是檔案工作者需要深入研究和探討的重要課題。目前，對于電子文檔的長期保存。需要定期復(fù)制，防止信息丟失。