項(xiàng)目背景：

目前在公安的檔案系統(tǒng)中，使用實(shí)體檔案文件的檔案管理體系已經(jīng)很完備，其中戶籍檔案作為公安檔案重要的一部分，因涉及民生需求，查找利用率非常高，采用傳統(tǒng)的管理方式，暴露出很多問題：

戶籍檔案包括了建國以來至今近70多年的檔案資料，數(shù)量非常巨大。

由于時(shí)代久遠(yuǎn)以及保存條件的限制，1990年以前的老檔案普遍存在紙張破損問題，影響到檔案的利用和長期保存。

投入了大量的警力，戶籍檔案相關(guān)的工作效率仍然不高。

檔案數(shù)量逐年倍增，實(shí)體檔案的查閱變得異常復(fù)雜、存取不便。

檔案數(shù)據(jù)發(fā)掘、分析、編研等工作缺少數(shù)據(jù)信息的支持。根據(jù)檔案數(shù)字化工作 “統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、標(biāo)準(zhǔn)先行、利用優(yōu)先、分步實(shí)施，有序推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進(jìn)程” 的指導(dǎo)原則（國家檔案局《檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃》），結(jié)合公安局派出所的具體特點(diǎn)，對(duì)實(shí)體戶籍檔案進(jìn)行電子化掃描、電子目錄著錄，逐步完善戶籍檔案的數(shù)字化管理，從根本上實(shí)現(xiàn)保護(hù)實(shí)體檔案，提高查證效率，進(jìn)一步提升執(zhí)政為民的服務(wù)質(zhì)量。

利用范圍：

戶籍檔案查證范圍，基本涵蓋所有檔案，但由于各類檔案分類不同，查證用途也各有特點(diǎn)，因此在條件允許的情況下，為滿足多方面查證需求，應(yīng)對(duì)全部戶籍檔案進(jìn)行數(shù)字化加工處理。

利用頻率：

各類戶籍檔案查用頻率主要集中在一類常表，其次是二類遷移證，再次是四類出生證和六類身份證，然后是其他類檔案。需要特別提出的是六類身份證是目前社會(huì)各界輿論關(guān)注的一項(xiàng)主要，是佐證重復(fù)戶口，一人多戶口，隱藏戶口的一項(xiàng)重要?dú)v史證據(jù)資料，對(duì)該類檔案原件的整理，擁有相當(dāng)重要的社會(huì)意義。通過以上戶籍檔案藏量、分布以及應(yīng)用范圍和頻率的統(tǒng)計(jì)與預(yù)估，基本可以確定分類分批的對(duì)戶籍檔案進(jìn)行數(shù)字化加工是符合實(shí)際情況的。

實(shí)體檔案情況：

老檔案外盒外皮有彎曲破損的情況，影響到內(nèi)部文件的保存。

紙張受水浸、蟲蛀、風(fēng)蝕、人為等因素有破損、分層的情況。

字跡有模糊，洇透的情況；筆跡存在多種顏色（紅黑藍(lán)）和有鉛筆筆跡的情況；存在繁體字、簡化字、異體字的情況。

粘貼部分有遮蓋信息的情況。

另外傳統(tǒng)檔案管理模式下的查檔效率，已經(jīng)不能滿足人民群眾日益增長的戶籍檔案利用需求，并且戶籍民警及檔案管理員在工作中普遍存在應(yīng)接不暇、捉襟見肘的感覺。

具體表現(xiàn)：傳統(tǒng)模式需要單人20-30分鐘完成一份查檔需求。派出所一般配備1-2人專管，即同時(shí)3人上門查檔就有一位市民需要等待30分鐘左右。

傳統(tǒng)管理模式的工作流程為：民警需要在前臺(tái)問詢處獲得相關(guān)檔案信息，步行進(jìn)入庫房，翻閱臺(tái)賬并在密集架上查找案卷信息，再通過卷內(nèi)目錄定位到具體戶籍檔案，根據(jù)查證需求抄錄或復(fù)印原件，并復(fù)原檔案案卷。返回前臺(tái)問詢處，填寫并打印戶籍證明，并保留存根以備歸檔。

完成檔案的數(shù)字化工作，通過公安戶籍檔案管理系統(tǒng)中查詢，可以實(shí)現(xiàn)面對(duì)面服務(wù)，即詢即查，5分鐘以內(nèi)就可以完成一份檔案的查證工作，而且規(guī)避因?yàn)樘峁┬畔⒉粶?zhǔn)出現(xiàn)的“反復(fù)跑庫房”。為市民節(jié)省了時(shí)間的同時(shí)，還減輕了戶籍民警的工作強(qiáng)度。

由于老檔案存在問題的特殊性以及派出所戶籍工作的實(shí)際情況，決定了數(shù)字化加工需要專業(yè)的相關(guān)設(shè)備操作能力、瀕危檔案保護(hù)方法、檔案管理知識(shí)、圖像處理的技術(shù)，安全保密資質(zhì)等多種能力團(tuán)隊(duì)的幫助。

確定工作內(nèi)容：

由于戶籍檔案總體基數(shù)龐大，短期內(nèi)一次性完成所有的檔案數(shù)字化加工任務(wù)難度艱巨。應(yīng)該考慮根據(jù)戶籍檔案的分類，利用范圍以及使用頻率和政策要求等因素，對(duì)戶籍檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)合理的分期分批實(shí)施。

經(jīng)過以上數(shù)據(jù)分析，一類常表是保存量很大，使用范圍和頻率很高，而且紙張存在破損嚴(yán)重的情況，由此建議戶籍檔案中一類常表優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化加工。

一類常表中五代，目前只對(duì)遷出和死亡常表進(jìn)行歸檔組卷，還有大量的五代常表需要實(shí)時(shí)更新和變更，全部掃描會(huì)額外增加重復(fù)工作量以及修改難度。常表四代開始使用新式表格，紙質(zhì)檔案質(zhì)量相對(duì)較好，內(nèi)容填寫規(guī)范。

相對(duì)而言，前三代常表更加急迫需要優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化加工，其理由如下：

前三代常表查用率相對(duì)頻繁，實(shí)際利用價(jià)值逐漸凸顯。

一代常表使用六七十年前的紙張，潮濕，蟲害，頻繁翻閱等因素使其破損嚴(yán)重。

字跡出現(xiàn)褪色，洇化模糊，不易辨識(shí)。

一二代常表組卷裝盒情況較少，一般保持原貌按照街區(qū)門牌存放，臺(tái)賬目錄信息不全，不便于翻閱查詢。

前三代常表格式并不統(tǒng)一，有一表多人信息的情況，內(nèi)容包括常表，遷移，注銷，變更等多種信息，檢索查證比較復(fù)雜，造成效率不高。由此，針對(duì)戶籍檔案中一大類常住人口登記表的前三代數(shù)字化加工，進(jìn)行較為詳細(xì)的項(xiàng)目前期分析。

數(shù)字化加工流程

1、檔案交接

對(duì)檔案從檔案庫房借出形成登記表：

（1）將檔案從檔案庫房密集架上，按檔案案卷排列順序填單、下架、清點(diǎn),裝入有編號(hào)的檔案箱內(nèi)。

（2）對(duì)接收的檔案按案卷名稱形成其電子、紙質(zhì)目錄清點(diǎn)到卷，不出現(xiàn)漏登記或重復(fù)登記。

（3）對(duì)下架接收的檔案進(jìn)行核對(duì)、檢查，如有錯(cuò)誤之處立即核查更正，在登記表中記錄勘誤信息。

（4）采用定期分批接收出庫和分批驗(yàn)收入庫方式，要保證檔案原版原貌和原有檔案的邏輯順序。

登記表字段：序號(hào)，出庫時(shí)間，案卷編號(hào)，有無目錄，頁數(shù)，備注，勘誤，還入庫時(shí)間。

2、檔案整理

（1）打碼：

根據(jù)實(shí)際情況確定先拆卷后打碼，還是先打碼后拆卷。規(guī)定打碼時(shí)對(duì)卷內(nèi)附加證明材料打碼。打碼在文件正面右上角，背面左上角，使用黑體阿拉伯?dāng)?shù)字清晰手寫，要求準(zhǔn)確。如果出現(xiàn)錯(cuò)誤使用黑色筆杠掉，在附近空白處重新打碼。如果右上角沒有位置，優(yōu)先考慮在正面右上附近區(qū)域，背面同理。對(duì)單獨(dú)空白頁（表）不進(jìn)行打碼。

（2）拆卷：

1）首先要確定裝訂檔案為可拆，膠裝、粘貼的不可拆（特殊粘貼的可以拆，需要說明）。

2）拆卷時(shí)要保證不破壞檔案實(shí)體，拆除釘書釘時(shí)用起釘器從文件反面將釘書釘打開摘除訂書釘；拆線時(shí)，使用剪刀直接剪斷裝訂線；拆分粘貼頁時(shí)，盡量保證原文件粘貼處字跡清晰；其他固定物拆除時(shí)，需要確定拆除不影響檔案原件，盡量保證可還原，如拆除后無法還原，需要提前與主管部門協(xié)調(diào)達(dá)成一致。

3）對(duì)于不做拆卷處理的檔案，在掃描時(shí)盡量保證圖像的完整度。

3、檔案掃描

（1）總體質(zhì)量要求

1）全部采用平板掃描方式，以確保在掃描過程中不對(duì)檔案原件造成二次損傷。

2）符合國家標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、遼寧省檔案局《遼寧省電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定》遼檔發(fā)[2005]1號(hào)、《大連市檔案資料數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)》（試行）大檔發(fā)[2006]號(hào)和公安部門相關(guān)的掃描和著錄要求。

3）保證檔案掃描圖像與原件一致、整潔、清晰。

（2）掃描技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

1）掃描影像的順序與計(jì)算機(jī)的著錄順序一致，與紙質(zhì)檔案的案卷和文件的順序排列一致，不可顛倒；不能有漏掃和重頁，保證電子影像的完整齊全。

2）掃描后的影像文件要保持字跡清晰、不失真、不留文字版面外的暗影、無干擾信息，黑白對(duì)比度適中，有利于排版。

3）因原件普遍存在字跡模糊，多種顏色字跡，字跡重疊，破壞嚴(yán)重等特殊情況，故統(tǒng)一應(yīng)采用300dpi的分辨率以保證圖像清晰。

4）掃描后的影像存儲(chǔ)格式：統(tǒng)一采用彩色JPG格式保存。

（3）應(yīng)掃描頁面的界定

1）有文字的常表，圖章，簽字，證明材料，都認(rèn)為是“有內(nèi)容”需要掃描。

2）單份紙張，正面需要掃描，背面如是表格（空表）也需要掃描。

3）掃描原件如大于A4尺寸，按照原大小保存，且不得超出A3大小。如小于A4格式統(tǒng)一保存為A4大小。

4、圖像處理

圖像處理應(yīng)遵循盡量展現(xiàn)檔案原版原貌的原則。為確保每一幅掃描圖像的清晰、不失真，采用圖像處理軟件進(jìn)行加工處理。對(duì)掃描后形成的圖像通過計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理和人工處理進(jìn)行逐頁糾偏、去污、去黑邊、掃描精度、對(duì)比度、亮度調(diào)節(jié)、影像的替換、插入、刪除、裁邊處理、統(tǒng)一版面大小、排列順序調(diào)整，還可對(duì)圖像進(jìn)行字跡銳化、去除圖像雜點(diǎn)、去除圖像局部臟點(diǎn)等處理。確保每幅圖像清晰、不失真。

（1）糾偏：采用自動(dòng)或手動(dòng)糾偏功能，調(diào)整圖像角度，以符合閱讀習(xí)慣。

（2）去污及裁邊處理：對(duì)圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。允許存在0.2-0.5CM的黑邊白邊，以保證圖像是完整的。局部減淡：采用字跡銳化的功能，清晰字跡筆畫。去污去噪：去除圖像雜點(diǎn)，去除圖像局部臟點(diǎn)、臟斑。

5、目錄建庫及著錄

采取兩庫模式建庫。戶籍檔案著錄分為案卷和卷內(nèi)文件著錄，即分案卷級(jí)數(shù)據(jù)庫和卷內(nèi)文件數(shù)據(jù)庫。從便于檢索查詢和檔案著錄的角度，建議分級(jí)建庫。另外這種模式也符合目前大部分派出所戶籍檔案實(shí)體歸檔情況。雖然只針對(duì)戶籍檔案前三代加工處理分析，但也對(duì)其他分類預(yù)留字段，本文暫不討論。另外，案卷類別與卷內(nèi)題名，涉及“類型”的定義需要提供相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

1）案卷著錄模板說明

表7：案卷著錄項(xiàng)及說明表

2）卷內(nèi)文件著錄模板說明

表8：卷內(nèi)文件著錄項(xiàng)及說明表

備注：“電子文件”加載注意事項(xiàng)：瀏覽加載掃描好的電子文件，以一戶為一個(gè)電子文檔；集體戶以一張（正、反兩頁）為一個(gè)電子文檔。

實(shí)現(xiàn)功能：按照代，年度，分類，統(tǒng)計(jì)人數(shù)，戶數(shù)。

對(duì)修改姓名，變更姓名，改字等情況，使用姓名1+姓名2+姓名3的方式。地址同理。

3）各類戶籍檔案著錄字段題名的類目名稱

表9：“題名”類型字段劃分表

由【表7】和【表8】的著錄字段，估算每份戶籍檔案需要錄入311字以內(nèi)。

表10：著錄量統(tǒng)計(jì)表

6、質(zhì)檢

以卷盒為單位，完成掃描和錄入工作后進(jìn)行質(zhì)檢工作，形成內(nèi)部文件質(zhì)檢單。質(zhì)檢主要是檢查掃描所得影像和著錄，如發(fā)現(xiàn)存在清晰度不夠、缺損、偏斜等情況，及時(shí)進(jìn)行重新掃描，如發(fā)現(xiàn)漏頁情況，及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)掃。檢查著錄信息是否輸入有誤與影像頁是否對(duì)應(yīng)。確保影像文件與原檔案一致、真實(shí)有效，無非法篡改。

質(zhì)檢單表格字段：序號(hào)，完成時(shí)間，抽檢正確率，錯(cuò)誤情況說明。

7、封皮及卷內(nèi)目錄制作

更換盒封皮，背脊標(biāo)簽。制做封皮，背脊標(biāo)簽?zāi)０搴途韮?nèi)目錄模板即戶主目錄表。戶主目錄表字段：序號(hào)，戶主姓名，地址，變更信息，備注，頁號(hào)。

8、重新裝卷

將折開的案卷按原始標(biāo)準(zhǔn)重新裝訂，并交還檔案室，完成登記表內(nèi)容。要求順序正確，結(jié)實(shí)美觀。裝訂時(shí)要求卷內(nèi)紙張左側(cè)和底部對(duì)齊，在整理之前要查看是否有倒頁和頁碼順序混亂的現(xiàn)象。在原目錄之前加入新編輯目錄，粘貼新封皮及背脊標(biāo)簽于原位置。

對(duì)無法還原的檔案，進(jìn)行重新訂卷，一般以打孔線裝為主，并粘貼新封皮及背脊標(biāo)簽。

9、數(shù)據(jù)備份

（1）標(biāo)準(zhǔn)格式圖像數(shù)據(jù)：用于長期保存的符合國家檔案局標(biāo)準(zhǔn)的單頁TIFF/JPG格式圖像。

（2）備份介質(zhì)：光盤2份與硬盤備份1份。

（3）數(shù)據(jù)檢驗(yàn)：包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。

（4）備份標(biāo)簽：數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽，以便查找和管理。

（5）備份登記：填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化備份管理登記表單，以便利用和管理。

公安系統(tǒng)部分案例展示：

湖北省公安廳

北京市公安局

重慶市公安局

廣西桂林市公安局

廣西南寧市公安局

河北省滄州市公安局

河北省泊頭市公安局

河北省滄州市公安局新華分局

河北省滄州市肅寧縣公安局

四川省自貢市公安局

四川省廣安市公安局

貴州省福泉市公安局

重慶市公安消防總隊(duì)

重慶市萬州區(qū)公安局

重慶市公安局高新區(qū)公安分局

貴州省黔南州公安局

貴州省甕安縣公安局

貴州省黔南布依族苗族自治州公安局

貴州省遵義市公安局紅花崗分局

海南省三亞市公安局天涯分局

云南省澄江市公安局