在科技飛速發(fā)展的社會背景下，以往的檔案管理模式跟不上新時(shí)代發(fā)展的步伐。早在2012年，國家檔案局負(fù)責(zé)人就在召開全國安全體系建設(shè)會議時(shí)鄭重提出“檔案三體系”建設(shè)，這表明檔案數(shù)字化建設(shè)對檔案資源服務(wù)利用的重要性。隨著數(shù)字社會和大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案數(shù)字系統(tǒng)的建設(shè)也進(jìn)入了一個(gè)快速的渠道，這對于相關(guān)的檔案管理部門來說既是機(jī)遇，也是挑戰(zhàn)。因此，有必要對檔案管理部門的相關(guān)部門進(jìn)行認(rèn)識，了解其目前的工作環(huán)境。

　　一是檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢

　　數(shù)字文件是將不同介質(zhì)的文件信息整合成統(tǒng)一的資源庫，其開放性涵蓋了紙質(zhì)文件、影視文件的方方面面，以及文件信息的整個(gè)生產(chǎn)和利用過程。與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，數(shù)字檔案實(shí)現(xiàn)了檔案工作向計(jì)算機(jī)管理的轉(zhuǎn)變，增加了檔案管理的科技含量，為管理部門提供了安全優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)手段。檔案資源的數(shù)字化建設(shè)不僅可以豐富檔案管理系統(tǒng)平臺的內(nèi)容，還可以促進(jìn)檔案數(shù)字化中圖像處理等高科技技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用。借助信息技術(shù)，檔案用戶可以直接快速地搜索和瀏覽所需的檔案資源，大大提高了工作效率和檔案資源的利用率，可以更好地發(fā)揮檔案信息的增值作用。此外，檔案資源的數(shù)字化可以大大減少紙質(zhì)文檔的數(shù)量，節(jié)省一定的紙質(zhì)復(fù)印費(fèi)用和人工修復(fù)資金的費(fèi)用，因?yàn)榧堎|(zhì)文檔的反復(fù)查閱和老化。同時(shí)，檔案資源的數(shù)字化可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)項(xiàng)目和原文的在線查詢和利用，可以有效減少紙質(zhì)檔案業(yè)務(wù)的運(yùn)營，盡量避免對原檔案實(shí)體產(chǎn)生負(fù)面影響。