歸檔文件是各種形式和載體的文件材料，應(yīng)作為文件檔案保存，對人們的生活非常重要。但是大多數(shù)人對如何裝訂歸檔文件缺乏了解。今天小編分享的內(nèi)容是讓大家知道如何裝訂歸檔文件。

　　首先，裝訂歸檔文件

　　裝訂程序可以在平時整理這個“零件”歸檔文件或者數(shù)字掃描這個“零件”的時候立即進行，也可以全部整理或者數(shù)字化完成集中裝訂。歸檔文件應(yīng)按“零件”裝訂，“零件”應(yīng)根據(jù)上述定義的“零件”和編制的零件號進行裝訂。

　　1、歸檔文件的件內(nèi)順序排列要求

　　原件在前面，稿件在后面;文本在前面，附件在后面;原件在前面，復(fù)制件在后面;轉(zhuǎn)發(fā)文件在前面，轉(zhuǎn)發(fā)文件在后面;文本在前面，文本在后面;漢語在前面，少數(shù)民族文本在后面;不同文字的文本沒有特殊規(guī)定，中文在前面，外文在后面;如果有文件處理表，文件處理表在前面，文件在后面。

　　2、裝訂的原則

　　歸檔文件一般以文件為單位進行裝訂。歸檔文件的裝訂應(yīng)牢固、安全、簡單，以便文件不損壞頁面、不倒頁、不壓字。裝訂后，文件應(yīng)平整，有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應(yīng)盡可能減少對歸檔文件本身的影響。如果原裝訂方法符合要求，應(yīng)保持不變。

　　裝訂方式應(yīng)根據(jù)歸檔文件的保管期限確定，裝訂材料應(yīng)符合保管期限的要求。為了便于管理，同一時期的歸檔文件的裝訂方式應(yīng)盡可能一致，不同時期的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一。

　　3、選擇裝訂材料

　　用于裝訂的材料不能包含或產(chǎn)生可能損壞歸檔文件的材料。裝訂材料，如回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠、裝訂夾、塑料封等。，不使用。

　　對于永 久保存的歸檔文件，應(yīng)采用線裝訂法進行裝訂。頁數(shù)少的用直角裝訂或縫紉機軋制裝訂，文件厚的用“三孔一線”裝訂。如果使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂永 久保存的歸檔文件，裝訂材料應(yīng)滿足長期保存歸檔文件的需要。

　　不使用不銹鋼夾或封套裝訂永 久保存的歸檔文件。

　　定期保存的需要移交給綜合檔案館的歸檔文件，按照直角裝訂和三孔一線裝訂進行裝訂。定期保存的歸檔文件，不需要移交給綜合檔案館，可以按照直角裝訂、三孔一線裝訂，也可以用不銹鋼夾或封套裝訂。

　　4、裝訂的位置和對齊方法及注意事項

　　歸檔文件的裝訂要整齊、牢固、美觀。一般來說，如果是左邊裝訂，裝訂時要左下對齊;如果是左上角裝訂，應(yīng)該是左上角對齊。裝訂時去除金屬物體，多采用縫紉機、繩索、固體膠等方法進行裝訂。

　　5、一般要求裝訂

　　(1)在裝訂歸檔文件之前，應(yīng)對不符合要求的文件進行修復(fù)。如果歸檔文件損壞，應(yīng)根據(jù)DA/T25-2000進行修復(fù);如果字跡模糊或易于退化，應(yīng)進行復(fù)制。歸檔文件應(yīng)根據(jù)保管期限的要求去除易腐蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂產(chǎn)品。

　　二是裝訂要求牢固，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字。裝訂后文件平整。

　　(3)用于裝訂的材料不能包含或產(chǎn)生任何可能損壞歸檔文件的物質(zhì)，無論是自己還是通過與其他材料和環(huán)境的接觸反應(yīng)。

　　直角裝訂(T1)線裝法、縫紉機軋邊裝訂(T2)、三孔一線裝訂(T3)均應(yīng)采用棉紗，棉紗的規(guī)格、質(zhì)量、檢驗應(yīng)按GB/T398-2008規(guī)定進行。

　　6、三孔一線裝訂標(biāo)準(zhǔn)

　　(1)三孔一線裝訂是用錐子或三孔一線打孔機在文件左側(cè)打孔后再穿線、打結(jié)的裝訂方法。

　　(2)三孔一線裝訂采用擠壓式打孔，避免對文件造成過度損壞。打孔前，用夾子固定文件右側(cè)，確定孔距，然后用錐子或三孔一線打孔機打孔。三孔之間的距離，垂直文件應(yīng)為8cm~10cm，水平文件應(yīng)為6cm~8cm。三孔與左邊的距離不低于1.5cm。

　　(3)穿線時，先將裝訂繩對折，將兩個繩頭并齊后從文件背面穿入中間孔，再將繩頭分別向下穿入兩邊的孔中，并從由裝訂繩形成的圈中交叉穿過。用力拉緊兩個繩頭，使裝訂繩緊縛文件，再將兩個繩頭在中間孔處打結(jié)。

　　(4)三孔一線裝訂在打結(jié)后應(yīng)保留1.5 cm左右的繩頭，并在打結(jié)處用力壓實。