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什么是檔案?
《檔案法》規(guī)定,檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
企業(yè)的檔案是指在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。(文書類、會(huì)計(jì)類、合同類、基建類、業(yè)主類、聲像類、實(shí)物類等)
塵封的珍貴歷史照片
做好企業(yè)檔案管理的重要性
1、準(zhǔn)確反映企業(yè)的成長(zhǎng)歷程
檔案記錄著企業(yè)成長(zhǎng)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴,何時(shí)成立,何時(shí)擴(kuò)張,戰(zhàn)略目標(biāo)調(diào)整等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時(shí)平穩(wěn)、何時(shí)動(dòng)蕩,原因何在,也可以從中找到規(guī)律和解答。
2、防患企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)外泄
企業(yè)檔案無(wú)不涉及商業(yè)機(jī)密和知識(shí)產(chǎn)權(quán),如果沒有統(tǒng)一管理,任憑管理人員個(gè)人處置,勢(shì)必容易丟失,丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理,而且還有要保密意識(shí)。
3、決策制訂的參謀和幫手
企業(yè)做決策、出方案,往往都要查找歷史數(shù)據(jù),它為企業(yè)重要決策發(fā)揮了查考依據(jù)和參考憑證的作用,提供了詳實(shí)可信的原始資料,促進(jìn)了企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展。
4、企業(yè)文化的活標(biāo)本
企業(yè)文化是員工思想意識(shí)在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。做好檔案管理的企業(yè),在整理完善企業(yè)文化時(shí),不需要搜索枯腸,不需要絞盡腦汁,不需要編造,只需要將全體員工認(rèn)可的價(jià)值觀、制度規(guī)范、行為準(zhǔn)則梳理、補(bǔ)充、完善,企業(yè)文化的基本內(nèi)容就有了。再結(jié)合企業(yè)發(fā)展史上的重要事件的整理、以及好的員工代表的事跡總結(jié),企業(yè)文化就豐富起來(lái)了。
5、企業(yè)宣傳的資料庫(kù)
檔案管理好的企業(yè)需要進(jìn)行宣傳時(shí),只需在檔案室調(diào)取資料就行,不需要臨時(shí)抱佛腳,打亂正常工作。檔案管理好的企業(yè),宣傳資料真實(shí)可信,對(duì)宣傳和擴(kuò)大企業(yè)影響力有百利而無(wú)一害。
檔案工作的基本內(nèi)容包括哪些?
主要包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計(jì)工作。
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