近年來檔案數(shù)字化工作在各級(jí)檔案館廣泛展開，由此產(chǎn)生大量的數(shù)字檔案。圍繞數(shù)字檔案長(zhǎng)期有效保存的論述也是林林總總，這些數(shù)字檔案的保管和利用逐漸成為檔案業(yè)界關(guān)注的焦點(diǎn)。但是，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)2.0的推出，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新事物的出現(xiàn)，上一代的數(shù)據(jù)管理方式，尤其是那種以脫機(jī)載體為主體的數(shù)據(jù)保管方式被發(fā)現(xiàn)的問題越來越多。數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存的要求與計(jì)算機(jī)設(shè)備隔代不兼容的矛盾依舊突出，鎖定既定的設(shè)備制定一系列保管措施的做法一直無法化解這對(duì)矛盾，數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)依然存在。

　　一、脫機(jī)載體長(zhǎng)久保存的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)

　　目前檔案館數(shù)字化工作一般都委托給專業(yè)公司，數(shù)字化以后的掃描件一是掛接到應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存放區(qū)域，二是刻錄到光盤。由于數(shù)據(jù)量很大，交付的光盤數(shù)量也多，一般都要上千張，加之有的檔案館為了保險(xiǎn)起見，往往要求專業(yè)公司刻錄3～4套備份盤，光盤的數(shù)量隨之增加幾倍，這對(duì)檔案館而言，實(shí)際上增加了管理負(fù)擔(dān)。因?yàn)榇娣诺墓獗P不僅僅是立放在庫房的柜子里就相安無事，而是需要定期進(jìn)行可讀性檢測(cè)，長(zhǎng)期沒有檢測(cè)的光盤不能保證光盤中的數(shù)據(jù)是否可讀，而光盤逐一檢測(cè)又是一件費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工作。

　　二、檔案館計(jì)算機(jī)機(jī)房及信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的管理風(fēng)險(xiǎn)

　　隨著數(shù)字化工作的快速推進(jìn)，檔案館數(shù)據(jù)量的急劇增大，一方面檔案查詢效率不斷提高，另一方面管理風(fēng)險(xiǎn)也不斷增加。為了合理部署數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備和安全因素，檔案館的信息資源的存放有在線、近線和離線三種方式，同時(shí)又不時(shí)有新增數(shù)據(jù)導(dǎo)入和離線數(shù)據(jù)導(dǎo)出。這種數(shù)據(jù)操作有的通過程序驅(qū)動(dòng)相應(yīng)設(shè)備自動(dòng)完成，有的依靠機(jī)房管理人員手動(dòng)操作。無論自動(dòng)還是手動(dòng)操作數(shù)據(jù)，在缺乏校驗(yàn)機(jī)制的情況下，數(shù)據(jù)出錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)依然存在。

　　檔案館計(jì)算機(jī)機(jī)房的各項(xiàng)設(shè)備，包括應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)服務(wù)器、數(shù)據(jù)備份設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)、不間斷電源、空調(diào)設(shè)備以及各類安全設(shè)施的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，才能保障檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

　　計(jì)算機(jī)機(jī)房的設(shè)備管理和數(shù)據(jù)管理，一是需要管理人員具備相應(yīng)的技術(shù)能力，二是責(zé)任心，三是管理措施保障。

　　現(xiàn)行機(jī)房建設(shè)的運(yùn)維安全措施一般都有替代功能，某一設(shè)備發(fā)生故障，備用的設(shè)備會(huì)接替運(yùn)行。如果有的檔案館沒有這種安全措施，服務(wù)器崩潰影響檔案館正常工作的風(fēng)險(xiǎn)是很高的，嚴(yán)重的可導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。

　　雖然發(fā)生火災(zāi)、地震或恐怖襲擊等極端情況的概率很小，萬一真的遇有極端情況發(fā)生，對(duì)目前一些檔案館也可能是致命的。盡管這些檔案館采用了異地備份，通過移動(dòng)硬盤甚至光盤將所有的數(shù)據(jù)下載，并送至結(jié)對(duì)的檔案館存放，以備極端情況出現(xiàn)以后進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。但是這些脫機(jī)數(shù)據(jù)并未經(jīng)過有效性檢測(cè)，也沒有進(jìn)行數(shù)據(jù)復(fù)原測(cè)試，這些數(shù)據(jù)能否復(fù)原還是個(gè)懸念。

　　常見的數(shù)據(jù)管理風(fēng)險(xiǎn)是在數(shù)據(jù)手動(dòng)導(dǎo)入或通過應(yīng)用系統(tǒng)導(dǎo)入、導(dǎo)出、刪除操作中出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失和數(shù)據(jù)冗余，造成目錄數(shù)據(jù)庫和實(shí)體檔案不能一一對(duì)應(yīng)，長(zhǎng)期操作錯(cuò)誤的積累將導(dǎo)致檔案利用的查全率和查準(zhǔn)率下降，庫房實(shí)體檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)出現(xiàn)偏差。

　　應(yīng)用軟件系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)是取決于能否選對(duì)軟件公司，低質(zhì)量的應(yīng)用軟件故障率很高，直接影響日常工作。一旦軟件公司撤離或倒閉，應(yīng)用軟件系統(tǒng)不得不廢棄。同時(shí)與應(yīng)用系統(tǒng)鏈接的數(shù)據(jù)庫以及全文信息需要遷移到新系統(tǒng)時(shí)，又可能由于加密等原因，使得后續(xù)軟件公司無法接手這些數(shù)據(jù)，造成數(shù)據(jù)廢棄。

　　三、建立風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制和檔案信息資源保管體系

　　建立風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制是為了避免管理風(fēng)險(xiǎn)和技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，掃描件沒有復(fù)雜的元數(shù)據(jù)羈絆，其數(shù)據(jù)的格式、應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)調(diào)用以及運(yùn)行環(huán)境是可控的。檔案館在開展數(shù)字化工作之前就可以進(jìn)行數(shù)據(jù)規(guī)劃，確定數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保存和利用方式，對(duì)未來可能出現(xiàn)的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估。

　　1.建立數(shù)據(jù)規(guī)劃及實(shí)施方案

　　數(shù)據(jù)規(guī)劃就要考慮檔案館可能產(chǎn)生的數(shù)據(jù)總量，每年的增量，數(shù)據(jù)的訪問量，數(shù)據(jù)的格式以及數(shù)據(jù)在線、近線和離線存放的規(guī)則。如果沒有數(shù)據(jù)規(guī)劃，配置的存儲(chǔ)設(shè)備或離線存儲(chǔ)的載體過于冗余，結(jié)果不僅是浪費(fèi)，而且還可能產(chǎn)生以為多備份幾套就會(huì)保險(xiǎn)的心理，而疏于管理。

　　沒有數(shù)據(jù)規(guī)劃的設(shè)備配置是盲目的，例如某一檔案館數(shù)據(jù)總量不足1T B，數(shù)字化開展后每年的增量也不超過1T B，數(shù)字化的數(shù)據(jù)除了磁帶、移動(dòng)硬盤、同時(shí)備份幾套光盤之外，又配置了20T B的磁盤陣列，這顯然很不合理。根據(jù)檔案館數(shù)據(jù)量測(cè)算，這個(gè)磁盤陣列的容量可以用20年，而磁盤陣列價(jià)格下降速度很快，所以沒必要過早地預(yù)留大的存儲(chǔ)空間。另外，大型網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的使用、操作系統(tǒng)、W E B服務(wù)器、應(yīng)用系統(tǒng)和硬件服務(wù)器的維護(hù)，需要購買相應(yīng)的服務(wù)。

　　數(shù)據(jù)規(guī)劃的實(shí)施方案是對(duì)數(shù)據(jù)安全的一種操作規(guī)定，包括數(shù)據(jù)全備、增備、異地備份的操作要求和檢測(cè)要求，使檔案館管理人員對(duì)數(shù)據(jù)安全能夠完全自主掌控。數(shù)據(jù)規(guī)劃應(yīng)依靠專業(yè)咨詢公司幫助完成，其中包含了數(shù)據(jù)總量預(yù)測(cè)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式、數(shù)據(jù)備份策略、數(shù)據(jù)安全防范措施、數(shù)據(jù)遷移方法和突發(fā)極端事件的應(yīng)對(duì)預(yù)案。

　　2.采用技術(shù)手段進(jìn)行事故干擾和報(bào)警

　　在以往發(fā)生服務(wù)器故障造成數(shù)據(jù)丟失的事件，并非缺少備份措施和管理制度，往往是因很多備份設(shè)備無人值守，自動(dòng)執(zhí)行備份，由于電壓、電流不穩(wěn)定或備份軟件的問題難免發(fā)生錯(cuò)誤，管理人員直到服務(wù)器出了故障，數(shù)據(jù)庫重新安裝，導(dǎo)入備份數(shù)據(jù)時(shí)，才發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)有問題，但為時(shí)已晚。

　　將機(jī)房所有運(yùn)行設(shè)備，包括數(shù)據(jù)備份都連上監(jiān)管系統(tǒng)，只要一發(fā)生故障就及時(shí)采取相應(yīng)措施并通過短信報(bào)警，使管理人員及時(shí)趕來檢查、處理，避免造成更大的傷害。例如，檢測(cè)系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)空調(diào)停止運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)房溫度達(dá)到一個(gè)臨界點(diǎn)，立即關(guān)閉服務(wù)器等設(shè)備，并發(fā)出報(bào)警短信。

　　3.從宏觀層面設(shè)計(jì)檔案信息資源長(zhǎng)久保存方案

　　全國(guó)各級(jí)檔案館開展的數(shù)字化工作產(chǎn)生的信息量已經(jīng)極其巨大，目前這種各自為政的保管模式隱含了諸多風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)前社會(huì)信息化已經(jīng)到了大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和存儲(chǔ)設(shè)備也是日新月異，云計(jì)算這種在線分布式數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式已經(jīng)在很多行業(yè)應(yīng)用。如何利用這些新技術(shù)解決檔案數(shù)字化產(chǎn)生的巨量數(shù)據(jù)長(zhǎng)久保存問題，是否建立一個(gè)檔案云，這是需要檔案行政主管部門牽頭研究的項(xiàng)目。在一定的行政區(qū)域中建立一個(gè)檔案數(shù)據(jù)中心，將分散的資源、分散的投入集中在一起，通過強(qiáng)大的技術(shù)力量、優(yōu)越的設(shè)備條件和先進(jìn)的管理方式，使得數(shù)字資源能夠有效保存。

　　數(shù)字化是建設(shè)檔案信息資源體系的必經(jīng)之路，從宏觀層面決策新技術(shù)的應(yīng)用是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的途徑。