檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。

　　檔案的基本特點：職能性、原始性、價值性。

　　檔案工作的基本性質(zhì)：專業(yè)性、服務(wù)性、機(jī)要性。

　　檔案的主要價值：憑證價值、信息價值。

　　目前，檔案室保存的檔案信息形態(tài)主要以紙質(zhì)、縮微膠片和底片等載體形式存在，檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)價值和社會價值難以充分實現(xiàn)，更難適應(yīng)當(dāng)代“數(shù)字化生存”的形勢。 檔案數(shù)字化以后，對檔案的現(xiàn)代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。

　　首先，檔案數(shù)字化能有效地保護(hù)檔案原件。

　　1. 代替原件使用，把原件妥善地保存起來，便可以有效地延長原件的保存時間。

　　2. 數(shù)字化副本分地保存。對那些需要長期或長久保存的重要檔案，可以用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。

　　3. 恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡。有些檔案材料由于紙張、字跡和保管條件等因素，字跡出現(xiàn)了模糊擴(kuò)散或褪變。這種檔案可以經(jīng)過計算機(jī)掃描技術(shù)生成數(shù)字影像，再利用計算機(jī)圖像處理技術(shù)就可以恢復(fù)模糊褪變字跡。

　　其次，檔案數(shù)字化能改善檔案的利用方式。

　　檔案的數(shù)字化副本以其積極的、動態(tài)的特性改變了長久以來的檔案利用方式。

　　1.不再受“孤本”的限制。

　　2.異地調(diào)閱，數(shù)字影像文件可以通過計算機(jī)局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進(jìn)行異地傳輸，使異地調(diào)閱利用成為可能。擴(kuò)大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案。

　　3.“時間”不再是限制，利用者可以隨時使用自己需要的文件。數(shù)字化以后，將已開放的檔案上網(wǎng)，這樣所有利用者就可以在任何時間上網(wǎng)利用檔案信息資源。