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重慶檔案數(shù)字化加工
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檔案數(shù)字化加工?學(xué)會七步不出錯!

2021-07-07

   檔案數(shù)字化加工是指把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案,然后保存到相應(yīng)的管理軟件中儲存,形成電子檔案,與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比更加方便快捷。那么檔案數(shù)字化加工如何開展呢?簡單來說分為案卷拆開、檔案掃描、影像處理、檔案著錄、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、檔案還原七個程序。

  一、案卷拆開

  檢查案卷的完整性,是否有缺頁、漏頁、錯編現(xiàn)象,正、副卷標注是否正確;拆開案卷,將案卷背面的封條小心撕干凈,剪開裝訂線;將案卷內(nèi)頁一頁頁分開,對特殊頁做出標識提醒掃描人員注意;取掉案卷中訂書釘、曲別針等金屬物;注明每卷案卷(包括正、副卷)的頁數(shù)及其他的特殊情況。對不能確定的案卷,拆卷人員應(yīng)該及時向檔案員進行咨詢,不得擅自對問題進行處理。

  二、檔案掃描

  檔案掃描的過程要把檔案紙張放置整齊,避免掃描過程中出現(xiàn)卡紙或者掃描數(shù)據(jù)不完全顯示的現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)檔案漏掃時,應(yīng)及時補掃并正確插入圖像,發(fā)現(xiàn)掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時,應(yīng)及時進行調(diào)整,認真填寫紙質(zhì)檔案,掃描登記表,登記移交的檔案數(shù)量,掃描的頁數(shù)核對每份文件的實際掃描頁數(shù)和檔案,整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致,不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法。

  三、影像處理

  采用掃描軟件及人工結(jié)合方法,對影像優(yōu)化處理,使影像效果達到或超過實體效果;對因掃描原因造成的黑邊、歪斜等特殊影像進行處理;對非正常格式、容量文件進行檢查處理;對案卷中漏編的頁面進行科學(xué)處理,確保掃描好的影像頁數(shù)與原案卷頁數(shù)一致。影像處理又以視覺清晰頁面完整為準,對圖像頁面除線偏斜及圖像頁面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的進行校正和處理。影像處理時要保留文件編號與文件頁碼。

  四、檔案著錄

  如果檔案庫房提供的目錄和紙質(zhì)檔案不相符的,應(yīng)該以紙質(zhì)檔案原文內(nèi)容為標準進行錄入,并刪除錯誤信息。著錄項相關(guān)內(nèi)容錄入要完整,如有不明確或不完整的著錄項需記錄并及時反應(yīng)給檔案保管人員,如果目錄中要增加或減少相關(guān)著錄字段要與檔案保管人員協(xié)商。如果目錄內(nèi)容有錯,如主題內(nèi)容文號等,以紙質(zhì)檔案信息為準,并及時反應(yīng)給檔案管理人員。順頁整理著錄的同時,要檢查案卷的完整性,是否有缺頁漏頁錯編現(xiàn)象。

  五、數(shù)據(jù)質(zhì)檢

  逐條逐頁檢查每個案卷目錄下的掃描文件,頁數(shù)、目錄、內(nèi)容是否一致,以及每個影像文件的傾斜度、清晰度、指節(jié)度、分辨率格式等內(nèi)容。

  六、數(shù)據(jù)掛接

  通過數(shù)字化加工軟件生成掛接數(shù)據(jù),將數(shù)據(jù)復(fù)制到檔案服務(wù)器上,運行服務(wù)器上的掛機軟件進行操作,打開檔案信息化管理系統(tǒng)檢查掛接的文檔。

  七、檔案還原

  檔案數(shù)字化加工完成后由檔案保管人員接收,經(jīng)過掃描和影像處理后,嚴格質(zhì)檢沒有問題的檔案進行裝訂還原;注意還原檔案歸類和歸還,保持檔案加工室的整潔有序,并填寫檔案交接登記表。

檔案數(shù)字化加工

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