一般來(lái)說(shuō)，檔案是指具有保存價(jià)值的各種形式的原始記錄，是人們?cè)诟鞣N社會(huì)活動(dòng)中直接形成的。以下是紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)內(nèi)容，主要從紙質(zhì)檔案和電子檔案的區(qū)別以及如何將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案兩個(gè)方面進(jìn)行介紹，希望對(duì)大家有所幫助!

　　1、紙質(zhì)文件和電子文件有什么不同?

　　(1)歸檔

　　把處理好的文件整理好，定期交給檔案部門歸檔紙質(zhì)檔案。

　　與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的歸檔更為復(fù)雜，歸檔方式包括物理歸檔和有序歸檔。

　　有組織的歸檔方式是通過信息設(shè)備將電子文件中的地址存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)設(shè)備中的相關(guān)存儲(chǔ)設(shè)備中。文件部記錄歸檔的詳細(xì)電源，信息設(shè)備直接查看電子文件。有組織的歸檔方式對(duì)信息設(shè)備要求很高，需要高超的技能、相關(guān)的業(yè)務(wù)和信息設(shè)備。具體條件應(yīng)具有非常嚴(yán)格的管理方法和穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)環(huán)境。

　　物理歸檔是將電子檔案從機(jī)器中取出備份，移交檔案部門進(jìn)行脫機(jī)保存。

　　(2)整理

　　將需要整合的文件整理到位，組合、排序、區(qū)分和編輯文件，形成一個(gè)完整的系統(tǒng)。組合、區(qū)分、編輯和排序文件中的整體內(nèi)容、地址來(lái)源、構(gòu)圖方法和時(shí)間等歷史信息。紙質(zhì)文件的整理比較復(fù)雜，基本都是手工操作，效率低，勞動(dòng)強(qiáng)度大。

　　電子檔案的整理涵蓋了兩個(gè)方面?∶對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行排序和分類。因?yàn)殡娮游募梢酝ㄟ^計(jì)算機(jī)系統(tǒng)有效、快速、全方位地進(jìn)行序列，所以電子文件可以自動(dòng)組合和分類，以滿足不同的需求。

　　編目和審核(3)

　　編目紙質(zhì)檔案記錄卷中文檔的相關(guān)目錄信息、完整的準(zhǔn)備表、整個(gè)封面編目和編號(hào)等。，最后形成一個(gè)完整的目錄。這些目錄將通過實(shí)際操作進(jìn)行審查。

　　電子文件在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中具有很強(qiáng)的推理功能和邏輯性，可以自行處理摘要、全文和文件名稱，選擇關(guān)鍵詞轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)的分類號(hào)和主題詞，從而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)引用標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)電子文件檢索系統(tǒng)，電子文件檢索可以提供多種檢索方法，可以更好地滿足用戶的不同檢索需求。

　　保護(hù)方面的差異(4)

　　載體壽命的差異

　　纖維素的質(zhì)量是決定紙張質(zhì)量的因素。為了提高紙質(zhì)檔案的整體質(zhì)量，在保護(hù)檔案的過程中，必須解決化學(xué)反應(yīng)所需的條件。

　　電子文件使用的設(shè)備是光盤和磁性載體。光盤通過灣光獲取和存儲(chǔ)信息。目前，光盤使用的記錄載體包括合金、碳鋁中的化合物、硒和激光作用下發(fā)生變化的一些相關(guān)材料。磁粉中殘留的磁性化合物是記錄信息的決定性因素，會(huì)因外部磁場(chǎng)的破壞而消磁或退磁。

　　2、怎樣將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文件?

　　電子文件是指通用電子圖像文件的集合，通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備存儲(chǔ)，與紙質(zhì)文件相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)，通常以文件為單位。

　　(1)可以打開手機(jī)的微信軟件，然后進(jìn)入微信界面，迅速將紙質(zhì)表格轉(zhuǎn)換成EXCEL電子版。

　　點(diǎn)擊箭頭指向的小程序選項(xiàng)按鈕，進(jìn)入微信主界面。

　　進(jìn)入小程序界面后，用放大鏡搜索，用表格文字識(shí)別標(biāo)志，進(jìn)行操作。

　　(4)進(jìn)入表格文字識(shí)別界面后，點(diǎn)擊下面的相冊(cè)，打開需要識(shí)別的帶表格的圖片，或者點(diǎn)擊拍照，對(duì)著紙質(zhì)表格拍照。

　　上傳圖片后，表格文字識(shí)別界面將顯示識(shí)別。

　　(6)然后點(diǎn)擊預(yù)覽識(shí)別結(jié)果，結(jié)果將顯示在手機(jī)界面上。

　　選用查看方法，選用Excel軟件打開，或在彈出菜單中與他人分享其它內(nèi)容。