今天小編跟大家分享的是檔案數(shù)字化服務(wù)是什么意思:檔案數(shù)字化服務(wù)，通過學(xué)習(xí)專業(yè)的工作規(guī)范，能高效完成工作，避免犯錯(cuò)。

　　一、范圍

　　DA/T68的本部分規(guī)定了檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作中的發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、信用評(píng)價(jià)與質(zhì)量監(jiān)督工作規(guī)范。

　　本部分適用于機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織開展的檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作。

　　本部分適用不涉及國家秘密的檔案數(shù)字化服務(wù)外包。檔案縮微服務(wù)外包可參照本部分執(zhí)行。

　　二、規(guī)范性引用文件

　　下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

　　GB/T17242投訴處理指南

　　DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

　　DA/T43縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

　　DA/T62錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范

　　DA/T68.1檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第 1部分:總則

　　DA/T71紙質(zhì)檔案縮微數(shù)字一體化技術(shù)規(guī)范

　　三、術(shù)語和定義

　　下列術(shù)語和定義適用于本文件。

　　3.1

　　檔案數(shù)字化服務(wù)archivesdigitizationservice

　　承包方利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將發(fā)包方的檔案由模擬信號(hào)轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號(hào)的處理、服務(wù)過程。

　　注:本部分中檔案數(shù)字化服務(wù),不包含檔案數(shù)字化軟件開發(fā)或?qū)嵤?/span>

　　第四，發(fā)包人的工作規(guī)范

　　4.1總體要求

　　按照DA/T68.1的規(guī)定，發(fā)包人應(yīng)堅(jiān)持?jǐn)?shù)字化檔案服務(wù)外包的合法性、安全性和可控性原則。

　　4.2發(fā)包前期準(zhǔn)備工作

　　4.2.1明確工作要求

　　4.2.1.1發(fā)包人應(yīng)按DA/T311發(fā)包。、DA/T43、DA/T62、DA/T68.1、DA文件數(shù)字化服務(wù)外包的范圍、內(nèi)容、流程、技術(shù)、質(zhì)量和安全性等要求應(yīng)由T71確定。

　　4.2.1.2發(fā)包人應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，明確檔案數(shù)字服務(wù)外包的范圍和優(yōu)先順序。數(shù)字化檔案服務(wù)外包涉及商業(yè)秘密和個(gè)人隱私應(yīng)謹(jǐn)慎。利用率高的檔案應(yīng)該是數(shù)字化的關(guān)鍵對(duì)象。珍貴的檔案，面臨字跡褪色、載體脆化等危險(xiǎn)的歷史檔案，特色檔案，與重要話題相關(guān)性高的檔案，應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。

　　4.2.發(fā)包人應(yīng)按DA/T31.3執(zhí)行。、DA/T43、DA/T62的規(guī)定和實(shí)際工作要求，明確數(shù)字化檔案操作規(guī)范、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和工期。

　　4.2.2選定承包方

　　4.2.2.1承包商應(yīng)當(dāng)按照DA/T68.1的要求篩選承包商。數(shù)字化檔案服務(wù)外包項(xiàng)目納入政府采購范圍，應(yīng)當(dāng)遵守政府采購法律法規(guī)。

　　4.2.2.2承包商應(yīng)核實(shí)承包商的股權(quán)結(jié)構(gòu)、法定代表人身份、實(shí)際控制人身份，掌握承包商的公司背景。

　　4.2.2.3承包商應(yīng)將承包商的財(cái)務(wù)狀況、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、員工素質(zhì)、技術(shù)能力、硬件條件、管理制度、實(shí)施方案、工期控制、風(fēng)險(xiǎn)控制、售后服務(wù)等納入對(duì)承包商的評(píng)價(jià)體系。

　　4.2.2.4承包商應(yīng)對(duì)承包商的資質(zhì)、信用進(jìn)行調(diào)查，了解其是否存在不良記錄。

　　4.2.3簽訂合同

　　承包商確定后，發(fā)包商應(yīng)與承包商簽訂合同。簽訂合同應(yīng)符合DA/T68.1的要求。

　　4.2.4選定場所

　　4.2.一般情況下，4.1檔案數(shù)字化加工場所應(yīng)選擇在發(fā)包人的辦公場所。

　　4.2.4.2檔案數(shù)字化加工場所應(yīng)設(shè)置在相對(duì)獨(dú)立、封閉的區(qū)間。

　　4.2.4.3檔案數(shù)字化加工場所應(yīng)滿足防水、防潮、防曬、防紫外線照射、防塵、防有害氣體、防有害生物、防火、防盜等要求。

　　4.2.4.4承包商應(yīng)自行或要求承包商在檔案數(shù)字加工現(xiàn)場安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)。視頻監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)覆蓋數(shù)字加工現(xiàn)場的出入口、檔案存儲(chǔ)區(qū)、信息存儲(chǔ)區(qū)和工作區(qū)，實(shí)行全方位監(jiān)控。視頻監(jiān)控系統(tǒng)一般由承包商負(fù)責(zé)，承包商負(fù)責(zé)的視頻監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)由承包商監(jiān)控。如果檔案數(shù)字化加工現(xiàn)場位于發(fā)包商辦公室外，發(fā)包商應(yīng)定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng)，并要求承包商將視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)和回放記錄移交發(fā)包商保存。視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)應(yīng)自發(fā)生之日起保存至少6個(gè)月;

　　4.2.5配置設(shè)備

　　4.2.5.1承包商應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)字化加工的需要，自行配置或要求承包商提供必要的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)。

　　4.2.5.2承包商提供的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，應(yīng)經(jīng)發(fā)包人或發(fā)包人委托的第三方檢查合格后方可使用。

　　檔案數(shù)字化過程管理4.3

　　4.3.一，承包商應(yīng)對(duì)承包商的檔案數(shù)字化加工進(jìn)行全過程、全方位的控制。

　　4.3.2承包商應(yīng)要求承包商將直接參與本項(xiàng)目檔案數(shù)字化加工過程的員工名單提交給承包商。

　　4.3.3發(fā)包人應(yīng)檢查擬數(shù)字化檔案的敏感性、完整性、有序性和檔案實(shí)體與目錄的一致性。如果檔案實(shí)體損壞或不完整，應(yīng)進(jìn)行登記和處理。如果檔案實(shí)體與文件目錄不對(duì)應(yīng)，應(yīng)進(jìn)行必要的記錄或標(biāo)記。

　　4.3.4發(fā)包人應(yīng)根據(jù)工作計(jì)劃分批轉(zhuǎn)移檔案，并根據(jù)工作完成情況分批接收回收倉庫。轉(zhuǎn)移檔案和接收回收倉庫時(shí)，發(fā)包人應(yīng)與承包人辦理檔案交接手續(xù)，填寫檔案交接單一式兩份。

　　4.3.5對(duì)于正在進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案，發(fā)包人應(yīng)(或要求承包人)安排專人保管，并每天入庫(柜)，不得在車站過夜。對(duì)于數(shù)字化加工的檔案，發(fā)包人應(yīng)及時(shí)與承包人辦理交接手續(xù)，并接受入庫保存。對(duì)于離庫一個(gè)月以上或存在蟲霉隱患的檔案，應(yīng)進(jìn)行消毒殺蟲。

　　4.3.6承包商應(yīng)禁止承包商工作人員擅自進(jìn)入檔案倉庫。

　　4.3.7承包商應(yīng)要求承包商按照DA/T31的規(guī)定制作工作流程表，并記錄檔案數(shù)字化加工各環(huán)節(jié)的工作情況。工作流程表應(yīng)與檔案實(shí)體同步流通。

　　4.3.8發(fā)包人應(yīng)處理計(jì)算機(jī)硬盤、移動(dòng)硬盤、u盤等文件數(shù)字化加工過程中使用的文件。、對(duì)各種存儲(chǔ)介質(zhì)如光盤進(jìn)行安全檢查，登記造冊(cè)，統(tǒng)一保管，嚴(yán)禁承包商擅自處理。

　　4.3.9發(fā)生重大事件(可能導(dǎo)致)檔案損壞、丟失或信息泄露后，發(fā)包人應(yīng)及時(shí)向有關(guān)部門報(bào)告，并采取補(bǔ)救措施。

　　4.4檔案數(shù)字化成果管理

　　4.4.1數(shù)據(jù)檢驗(yàn)

　　4.4.1.1一般應(yīng)采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)10 0%檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格率應(yīng)為10 0%。對(duì)于不能使用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的項(xiàng)目，人工檢驗(yàn)可以根據(jù)情況進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)，抽樣檢驗(yàn)率不得低于5%。對(duì)于數(shù)據(jù)庫項(xiàng)目與數(shù)據(jù)內(nèi)容對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性，抽樣檢驗(yàn)合格率應(yīng)為10 0%，其他內(nèi)容的抽樣檢驗(yàn)合格率應(yīng)不低于95%。只有通過抽樣檢驗(yàn)，才能通過項(xiàng)目驗(yàn)收。如果抽樣檢驗(yàn)不合格，承包商必須返工，直到抽樣檢驗(yàn)合格。

　　4.4.1.2承包商應(yīng)要求承包商將與檔案數(shù)字化加工成果相關(guān)的各種工作文件、日志、記錄、元數(shù)據(jù)等一并移交給承包商。

　　4.4.2安全確認(rèn)

　　4.4.2.1發(fā)包人應(yīng)對(duì)各種存儲(chǔ)介質(zhì)、視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)、回放記錄、工作人員變更記錄等進(jìn)行安全檢查。承包人交付的檔案數(shù)字化加工。

　　4.4.2.2承包商應(yīng)檢查承包商自帶的各種硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，以確保其沒有信息保留。任何存儲(chǔ)信息的人都必須在驗(yàn)收文件數(shù)字外包服務(wù)后進(jìn)行安全處理，以清除信息。承包商應(yīng)拆除承包商自帶設(shè)備的硬盤，并與數(shù)字化加工過程中使用的其他移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)一起接收。

　　4.4.3驗(yàn)收總結(jié)

　　4.4.3.1發(fā)包人應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收，并要求承包人限期整改不符合法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和合同的交付結(jié)果。

　　4.4.3.2經(jīng)數(shù)據(jù)檢驗(yàn)、安全確認(rèn)、驗(yàn)收評(píng)估后，發(fā)包人應(yīng)與承包人辦理檔案、數(shù)據(jù)、硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)等相關(guān)記錄的交接手續(xù)。

　　4.4.3.3發(fā)包人應(yīng)將文件數(shù)字化服務(wù)外包工作中形成的重要文件歸檔保存，并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)。

　　承包商工作規(guī)范五

　　5.1總體要求

　　在加強(qiáng)基本服務(wù)能力建設(shè)的同時(shí)，承包商應(yīng)根據(jù)DA/T68.1的要求，提高檔案數(shù)字化服務(wù)所需的特殊服務(wù)能力。

　　制定工作計(jì)劃5.2

　　5.2.1在進(jìn)行檔案數(shù)字化處理之前，承包商應(yīng)調(diào)查研究發(fā)包商的具體實(shí)際需求，掌握擬數(shù)字化處理檔案的數(shù)量、質(zhì)量和管理情況，明確檔案數(shù)字化服務(wù)的工作目標(biāo)和完成目標(biāo)所需的條件。

　　5.2.2承包商應(yīng)根據(jù)調(diào)查結(jié)果編制工作計(jì)劃。工作計(jì)劃的內(nèi)容應(yīng)包括但不限于:工作目標(biāo)、工作內(nèi)容、服務(wù)范圍、操作流程、軟硬件配置、人員組織和職責(zé)分工、主要技術(shù)指標(biāo)和方法、驗(yàn)收依據(jù)、安全管理措施、進(jìn)度安排、風(fēng)險(xiǎn)控制等。

　　5.3人員管理

　　5.3.1承包方應(yīng)保證參與檔案數(shù)字化外包服務(wù)的工作人員,已根據(jù)國家勞動(dòng)法律法規(guī)與公司簽訂書面勞動(dòng)合同;并要求員工簽訂保密承諾書。

　　5.3.2承包方應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目需要,配備具有相應(yīng)知識(shí)水平和業(yè)務(wù)技能的項(xiàng)目經(jīng)理和員工,并保證項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員具有一定的穩(wěn)定性。

　　5.3.3承包方應(yīng)對(duì)項(xiàng)目組成員進(jìn)行不少于5天的操作培訓(xùn),相關(guān)成員經(jīng)考核合格后方可正式上崗。

　　5.3.4承包方應(yīng)按發(fā)包方要求規(guī)范駐場人員的行為和著裝。

　　5.4設(shè)備管理

　　5.4.1檔案數(shù)字化加工所需的計(jì)算機(jī)各種硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)和檔案裝具等,應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的要求。其中,軟件系統(tǒng)應(yīng)為正版軟件,數(shù)據(jù)安全與網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控軟硬件須通過國家安全認(rèn)證。

　　5.4.2除必要的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、殺毒軟件、檔案數(shù)字化加工軟件、數(shù)據(jù)庫軟件和第三方安全管理軟件外,禁止安裝其他無關(guān)軟件。

　　5.4.3檔案數(shù)字化加工使用的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備,必須采用技術(shù)手段或物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口,如USB接口、紅外線、藍(lán)牙、SCSI接口、光驅(qū)接口等,封閉的裝置或端口要定期進(jìn)行檢查。

　　5.4.4檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離,禁止使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標(biāo)等設(shè)備。

　　5.4.5檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)及信息管理軟件應(yīng)建立身份鑒別、訪問權(quán)限設(shè)置等安全保密措施,根據(jù)員工類型及崗位職責(zé)賦予相應(yīng)的訪問權(quán)限。

　　5.4.6檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中應(yīng)配備具有權(quán)限管理、設(shè)備管理、端口管理、日志管理和安全審計(jì)等功能的安全保護(hù)系統(tǒng),準(zhǔn)確記錄授權(quán)用戶的訪問行為、設(shè)備接入和檔案數(shù)字化成果流向等信息。

　　5.4.7用于檔案數(shù)字化加工的設(shè)備、存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁與其他設(shè)備、存儲(chǔ)介質(zhì)交叉使用,非數(shù)字化加工專用的設(shè)備、存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁帶入數(shù)字化加工場所。

　　5.4.8檔案數(shù)字化加工設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)不得擅自送外維修,必須送外維修的應(yīng)經(jīng)發(fā)包方同意,并由發(fā)包方工作人員現(xiàn)場監(jiān)督。

　　5.5現(xiàn)場管理

　　5.5.1非工作人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案數(shù)字化加工場所。工作人員完成作業(yè)之后,不得在檔案數(shù)字化加工場所內(nèi)停留。

　　5.5.2檔案數(shù)字化加工場所應(yīng)設(shè)有儲(chǔ)物箱柜,供工作人員和訪客存放物品,并與工作區(qū)相隔離。嚴(yán)禁將水杯等私人物品以及照相機(jī)、攝像機(jī)、手機(jī)、電腦、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等電子設(shè)備帶入工作區(qū)域。

　　5.5.3檔案數(shù)字化加工場所內(nèi)嚴(yán)禁存放除檔案和必備的工具器材設(shè)備之外的任何易燃易爆危險(xiǎn)品。嚴(yán)禁將火柴、打火機(jī)、飲料、食品、動(dòng)物等帶入檔案數(shù)字化加工場所。

　　5.5.4檔案數(shù)字化加工場所內(nèi)作業(yè)完畢后,除必須開啟的監(jiān)控、報(bào)警、消防等電源外,包括照明在內(nèi)的其他電源必須關(guān)閉。

　　5.5.5承包方應(yīng)建立現(xiàn)場上下班物品清點(diǎn)值班制度,嚴(yán)禁任何人員擅自將檔案數(shù)字化加工場所內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場。下班后,移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)存放于專柜、上鎖,指定專人負(fù)責(zé)保管。

　　5.6訪客管理

　　5.6.1發(fā)包方、承包方因業(yè)務(wù)需要,邀請(qǐng)或接受非工作人員進(jìn)入檔案數(shù)字化加工場所時(shí),應(yīng)征得發(fā)包方的同意,并對(duì)訪客的身份、來訪事由進(jìn)行審核和登記。

　　5.6.2必要時(shí),訪客在進(jìn)入檔案數(shù)字化加工場所前應(yīng)簽訂保密承諾書,承諾不泄露在參觀過程中可能接觸的任何檔案信息。

　　5.6.3訪客不得將手機(jī)、電腦、照相機(jī)、錄像機(jī)等具有拍照、錄音、錄像功能的設(shè)備帶入檔案數(shù)字化加工場所。

　　5.6.4訪客進(jìn)入檔案數(shù)字化加工場所,應(yīng)佩戴發(fā)放的標(biāo)明訪客身份的胸牌,并由發(fā)包方或承包方工作人員全程陪同。

　　5.6.5訪客應(yīng)遵守檔案數(shù)字化加工場所管理規(guī)定,在指定區(qū)域內(nèi)進(jìn)行參觀,不得隨意走動(dòng),不得觸碰物品。

　　5.7流程與作業(yè)管理

　　5.7.1承包方應(yīng)按照DA/T31的規(guī)定設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化流程,主要包括:檔案出庫、數(shù)字化前處理、檔案掃描、圖像/音視頻處理、數(shù)據(jù)庫建立、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交、檔案入庫等。每一環(huán)節(jié)均應(yīng)填表記錄。

　　5.7.2承包方應(yīng)防止工作人員在檔案數(shù)字化過程中,尤其是對(duì)檔案進(jìn)行拆卷、預(yù)整理、復(fù)卷等過程中損壞檔案載體,篡改檔案內(nèi)容。

　　5.7.3承包方應(yīng)根據(jù)檔案具體情況使用合適的掃描儀器和方法進(jìn)行數(shù)字化,防止因不當(dāng)掃描儀器和方法損害檔案。

　　5.7.4檔案數(shù)字化加工的具體操作方法和質(zhì)量要求應(yīng)符合DA/T31、DA/T43、DA/T62的相關(guān)規(guī)定。

　　5.8成果管理

　　5.8.1對(duì)于尚未移交發(fā)包方的檔案數(shù)字化成果,承包方應(yīng)做好備份管理,以免數(shù)據(jù)丟失。

　　5.8.2承包方應(yīng)將經(jīng)數(shù)據(jù)檢驗(yàn)的檔案數(shù)字化成果,包括檔案數(shù)字化過程中形成的各種數(shù)字化工作文件、日志、記錄、元數(shù)據(jù)等,以及使用的各種存儲(chǔ)介質(zhì),及時(shí)移交發(fā)包方,并履行書面交接手續(xù)。

　　5.8.3承包方應(yīng)將各種工作人員名單、訪客名單、保密承諾書、檔案交接單、工作流程單、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告,以及工作過程中形成的其他記錄歸檔保存兩份,其中一份提交發(fā)包方。

　　5.9持續(xù)改進(jìn)

　　承包方應(yīng)及時(shí)總結(jié)檔案數(shù)字化服務(wù)過程中的經(jīng)驗(yàn),不斷改進(jìn)服務(wù)工作,持續(xù)提升服務(wù)能力。

　　六、信用評(píng)價(jià)與質(zhì)量監(jiān)督

　　6.1信用評(píng)價(jià)

　　6.1.1承包方應(yīng)建立企業(yè)信用評(píng)價(jià)檔案。

　　6.1.2承包方應(yīng)配合檔案行政管理部門、保密行政管理部門及其他部門對(duì)業(yè)務(wù)、安全、保密等各項(xiàng)檢查或調(diào)查。

　　6.1.3發(fā)包方可對(duì)承包方的工作質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià),必要時(shí)出具評(píng)價(jià)意見。

　　6.2服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督

　　6.2.1發(fā)包方檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作應(yīng)接受國家有關(guān)部門監(jiān)督。

　　6.2.2承包方檔案數(shù)字化外包服務(wù)工作應(yīng)接受國家有關(guān)部門監(jiān)督,保證資質(zhì)證書有效。

　　6.2.3第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)按照DA/T68.1的有關(guān)要求開展服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督工作。

　　6.3服務(wù)質(zhì)量投訴

　　6.3.1承包方應(yīng)建立服務(wù)質(zhì)量投訴機(jī)制,對(duì)外公布投訴聯(lián)系方式。

　　6.3.2承包方應(yīng)按照GB/T17242的要求建立投訴受理機(jī)構(gòu),定期或不定期收集各方反饋意見和建議并建立反饋意見檔案。

　　6.3.3發(fā)包方和承包方發(fā)生服務(wù)質(zhì)量爭議時(shí),雙方應(yīng)協(xié)商處理;協(xié)商不成的,可申請(qǐng)調(diào)解、仲裁或提請(qǐng)?jiān)V訟。