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重慶檔案數(shù)字化加工
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檔案管理系統(tǒng)怎樣使用?

2022-11-08

  隨著企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的不斷提高,企業(yè)檔案已經(jīng)成為一個與.財富.人們越來越重視同樣重要的資源的地位和作用。從某種意義上說,企業(yè)檔案儲備實際上可以理解為企業(yè)技術(shù).企業(yè)知識儲備的一種形式,其豐富性預(yù)示著企業(yè)技術(shù)的內(nèi)在潛力和企業(yè)發(fā)展?jié)摿Φ膹娙酢?/span>


  如何使用檔案管理系統(tǒng)?


  智能檔案管理是指利用射頻識別技術(shù)存儲實體檔案.查.借.還.綜合數(shù)據(jù)可視化查詢和管理等流通環(huán)節(jié)。


  據(jù)國家檔案局統(tǒng)計,截至2016年,全國各級綜合檔案館收藏檔案65062.5萬卷,資料3968.2萬冊。此外,還有各種視聽檔案.以磁盤光盤為載體的電子文件.照片檔案等。


  每年,全國各地的檔案倉庫都要承擔大量的檔案存儲任務(wù),大部分檔案倉庫都接近飽和。因此,如何更有效地利用有限的資源,限制現(xiàn)有檔案倉庫存儲能力的發(fā)展,已成為一個亟待解決的問題。


  RFID技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢


  RFID該技術(shù)通過射頻信號自動識別目標對象并獲取相關(guān)數(shù)據(jù),無需人工干預(yù),工作距離長.精度高.自動快速的信息收集和處理等一系列優(yōu)勢,優(yōu)于傳統(tǒng)的手工輸入方式,大大提高了效率。


  如何使用檔案管理系統(tǒng),智能檔案管理功能


  1.身份權(quán)限管理


  向工作人員和外來人員發(fā)放一張RFID門禁卡,作為進出檔案的標識,用于身份識別和查閱權(quán)限操作。


  2.定位檢索準確


  在先進的RFID在技術(shù)基礎(chǔ)上,結(jié)合先進的軟件系統(tǒng)算法和硬件部署,可以支持各種文件檢索,實現(xiàn)快速準確的定位。從而實現(xiàn)高效的文件檢索.存取,提高檔案的可管理性,提高工作效率。


  3.快速盤點檔案


  查詢子系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)發(fā)出庫存指令,RFID手持掃描文件標簽,收集和存儲信息,并自動返回中央數(shù)據(jù)庫中收集到的信息進行檢查。庫存過程不需要打開文件包來完成整個文件箱的庫存。


  4.一體化聯(lián)動


  系統(tǒng)支持門禁.視頻監(jiān)控.環(huán)境監(jiān)控.LED公告顯示等系統(tǒng)的一體化聯(lián)動,使這些獨立的系統(tǒng)相互配合,實現(xiàn)功能化應(yīng)用。


  應(yīng)用案例


  最 高人民檢察院


  最 高人民檢察院檔案館共三層,總面積3800平方米,藏品90多萬卷.需求文件.訴訟.音像.檢查技術(shù).各種形式的檔案存儲,如實物檔案和文件。項目需要數(shù)字化加工用房.實物檔案修復(fù)室.裱糊修復(fù)室.有害生物防治室.圖像放大沖洗室.復(fù)印室.視頻閱覽室.電子閱覽室.16個功能室,如電子文件收集室和報告廳.服務(wù)廳.會議室.修史編志室.研討室等。


  通過這個項目的建設(shè),人民檢察院的檔案可以成為一個實體和數(shù)字的集合.智能有機統(tǒng)一的現(xiàn)代化.綜合檔案館可以利用網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺進行檔案收集.管理.存儲和利用功能可以作為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的功能.機關(guān)干警.提供更便捷服務(wù)的檢查系統(tǒng)和其他相關(guān)單位。


  盡管檔案在企業(yè)中扮演著如此重要的角色,但大多數(shù)企業(yè)的紙質(zhì)檔案管理仍然存在許多問題:


  文件凌亂,容易丟失。


  l各部門檔案分開,沒有統(tǒng)一管理。


  我不能隨時隨地閱讀文件。


  l企業(yè)因文件泄露而遭受損失。


  在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理過程中,需要查詢檔案,一般需要向檔案管理部門提出申請。然后,根據(jù)檔案查詢的申請,檔案管理員到檔案室提取檔案,然后交給申請人。


  基于射頻識別技術(shù)的文件管理系統(tǒng)由中間數(shù)據(jù)庫和終端管理器組成。終端管理器是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)訪問中間和信息輸入輸出終端。終端管理器,包括集成RFID功能的RFID標簽.通道門.手持終端.發(fā)卡機是核心數(shù)據(jù)庫獲取和輸出信息的重要端口。RFID讀寫設(shè)備的功能是將數(shù)據(jù)庫中的信息寫入標簽或?qū)撕炛械男畔?dǎo)入數(shù)據(jù)庫。手持式射頻識別終端是管理員收集和交換現(xiàn)場信息的硬件。管理員將收集到的數(shù)據(jù)導(dǎo)入中間數(shù)據(jù)庫,然后為使用文件管理信息系統(tǒng)的各種功能提供數(shù)據(jù)支持。發(fā)卡機構(gòu)用于完成圖書管理員許可卡的分發(fā)和設(shè)置功能。


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